أماكن عقد المؤتمرات

المنافسة بين أماكن عقد المؤتمرات :

إذا كانت تكاليف المؤتمر هي كل مايشغلك، فبإمكانك الإستفادة من الحقائق والمعلومات المتعلقة بآليات المنافسة الخاصة بعملية إقامة المؤتمر في مكان معين وذلك حتى تحصل على أفضل سعر ممكن في تأجير ذلك المكان. ربما تعقد مؤتمرك في وقت لايكون موسم المؤتمرات في ذروته ( تذكر أكثر الشهور التي تعقد فيها المؤتمرات), ومن ثم تضطر إلى الالتزام بمكان معين لإقامة الوفود وللقيام بكافة الترتيبات المتعلقة بالولائم في المكان الفعلي للمؤتمر واللجوء إلى المواقع البعيدة وتجنب تأجير الأماكن ذات القيمة المضافة على خدمات معينة ( مثل: النوادى الترفيهية وإقامة دورات في لعبة الجولف وفي أراضى خاصة).

 

فأي من هذه الإختيارات من شأنه أن يقلل من سعر المكان، إلا أنه في الوقت نفسه يمكن أيضاً أن يجعل من المؤتمر تجربة غير مؤلمة وغير ممتعة بالمرة للوفود.

 

    ربما تنشغل أيضاً بموضوع آخر متعلق بالمنافسة بين الأماكن وأسعارها وهو هل ستتنافس الوفود المشاركة في المؤتمر والحاضرين على منتجاتك، سواء في المكان الذي تحدده أو في المنطقة المحيطة به أم لا.

 

حتى إذا كان كل شئ آخر لا تشوبه شائبة ولا غبار عليه من حيث تناسب المكان والتكاليف وغيرها، فإن وجود مجموعة أخرى كبيرة في مكان عقد المؤتمر يمكن أن يعني إنخفاض في مستويات الخدمة في مجموعة عملك.

 

يمكن أن يكون لمدينة ما نفس التأثير وربما تكون بالأعداد الكبيرة التي تقبل على عرض تجارى دولى، فبإمكانها أن تقيدك بدرجة لا تسمح لك سوى بالنوم وتناول الطعام ىالإقامة في الفندق وحسب سواء رضيت أم أبيت.

 

عمل قائمة مختصرة :

     يتوفر لديك الآن معلومات كافية بحيث تكون قد تعرفت على مواصفات الوفود ومتوسط عدد الأيام المتاح لك كي تعقد مؤتمرك وعدد الوفود والموقع المتوقع أن تعقد مؤتمرك فيه ونوع العرض الذي ستقدمه، أنت جاهز الآن للبحث عن أنسب الأماكن لعقد مؤتمرك. توجد طريقتان إحداها سهلة والأخرى شاقة وصعبة.

 

    إلا أن أسهل مايمكن أن تعمله فيما يتعلق بتحديد مكان عقد مؤتمرك هو الاتصال بوكيل أو وكالة تطلب منها إيجاد هذا المكان لك شريطة أن تكون تلك الوكالة متخصصة في إيجاد المكان المناسب لعقد المؤتمرات والأحداث الهامة.

 

تحصل تلك الوكالة على عمولتها من مسئول تأجير ذلك المكان، لاحظ أنك لا تتحمل عناء أية تكاليف في هذه الطريقة. فستقدم لك الوكالة قائمة كي تختار منها المكان الذي يتماشى مع الميزانية التي وضعتها للمؤتمر – لا شك في أن هذه الطريقة لها فعاليتها البالغة كي تصل إلى أول ما تبحث عنه.

 

    إلا أن تلك الوكالات تتميز غالباً بأنها هيئات دولية والتي ربما لم تحط علماً بالقدر الكافي بالمكان أو المنطقة المحلية التي يعقد فيها المؤتمر الذي يطلعك على ماترغب فيه من التفاصيل عن ذلك المكان.

 

إلا أنه يمكنك تفادي نقص التفاصيل من خلال الإتصال بمكتب سياحة محلي والذي لايكتفي بتوفير ماعرضته عليك الوكالة، ولكن يقدم لك التفاصيل الإضافية عن المكان، وذلك مثل نوع الأنشطة التي تمارس بالقرب من المكان ومواعيد إقامة أسواق التجارة الكبيرة والعديد من الفنادق كي تختار منها ماتشاء وحجم المبنى الذي سيعقد فيه المؤتمر علاوة على مدخل ذلك المبنى أو معلومات مفصلة عن التجهيزات والتسهيلات المتاحة بالمكان نفسه.

 

كي تكون منظم مؤتمرات ناجح، عليك ألا تكتفي بذلك فحسب، بل يجب أن تذهب إلى المكان نفسه كي تتأكد من عدة أمور مثل وجود صالة مخصصة للإنتظار السيارات أو التأكد من أنه لن يحدث إزدحام مرورى في مدخل الطريق الرئيسي المؤدي للموقع نتيجة وجود إصلاحات محلية في الطريق أو لتطوير الطريق.

 

يجب عليك أن تعي أيضًا حقيقة أن بعض الوكائل المتخصصة في ي إيجاد مثل تلك الأماكن، لها علاقة خاصة مع سلسلة فنادق معينة وتعتبر تلك العلاقات على حجم ما تقدمه تلك الوكالات من مؤتمرات لتلك الفنادق ولها عمولة تخسر ذلك.

 

لذا، فربما لا تجد النظرة الموضوعية التي تبحث عنها فيما يتعلق بمكان عقد المؤتمر يمكنني أن أؤكد لك أن نسبة 70 % من الحجز بكافة الفنادق تقدمها تلك الوكالات، فعليك التأكد جيًدا من الاختيار السليم للمكان.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+