أهمية قائمة مراجعة المؤتمر

ضرورة وجود قائمة مراجعة للمؤتمر (تحسب الدرجات من 10 لكل عنصر من هذه العناصر) :

1. الأعداد الكبيرة (أعلى من 50 وافد).
2. ضرورة أن تكون فورية أو تفاعلية.
3. ضرورة أن تشتمل خاصية العرض بها على رسالة المؤسسة.
4. تدفق المعلومات يستلزم إدارة حذرة ويقظة.
5. ضرورة بناء ودعم الروح المعنوية لمن يعمل بالمؤسسة.

 

الإجمالي

    إذا كان إجمالي الدرجات يقل عن 25 درجة من المجموع الكلي وهو 50، فربما يكون ذلك دافعًا لك على إعادة التفكير فيما إذا كان من الضروري عقد المؤتمر واختياره كأسلوب للتواصل أم لا.

 

    نكتشف من خلال البحث في السوق وأحواله، أن حوالي ثلث المؤتمرات يأخذ شكل إجتماعات تنفيذية صغيرة، وثلث آخر يناقش موضوعات مثل التدريب وإختلاف التوازن ما بين المبيعات المطروحة في السوق والإعلان عن منتجات جديدة، هذا علاوة على إجتماعات الإدارة العامة والمؤتمرات التي تناقش موضوع منح الحوافز للموظفين (ويستحوذ الموضوع الأخير على نسبة 4 % من النسبة الكلية لعدد المؤتمرات).

 

دائمًا ما يتم تحديد الغالبية العظمى من المؤتمرات بمعايير ومقاييس معينة.

 

يتمثل التحدي الذي يواجه منظمي المؤتمرات في معاجة هذه الموضوعات والأحداث كل على حدة دون الربط بينها، ويصعب هذا التحدي بدوره من عملية تطبيق صيغة للمؤتمر قد تم تجريبها وإختبارها من قبل.

 

فإذا كان نوع ما ستعقد من المؤتمرات يتمثل على سبيل المثال في (حدث مختص بمبيعات الشركة أو الإعلان عن منتج جديد أو الإعلان عن دمج شركتين في مجال الأعمال)، فيجب أن تتوخى الحذر الشديد بعد ما قررت واهتديت إلى أن المؤتمر هو أنسب وسيلة لذلك، فيجب أن تكون متفهمًا تمامًا وواضحًا بشأن ما سيناقش من هذه الموضوعات في المؤتمر. أي بمعنى آخر، عليك أن تحدد وتوضح أهدافك.

 

تحديد الأهداف:

    ربما لا تتمكن وحدك من القيام بتحديد الأهداف من وراء عقد مؤتمر، وذلك على الرغم من إختيارك وتوليك مهمة تنظم هذا المؤتمر.

 

من صميم عملك عندئذ أن تجعل الأطراف المشاركة في المؤتمر توضح أهدافها من وراء عقد المؤتمر.

 

وليست هذه بالمهمة السهلة مطلقًا . فإذا عالجت هذا الأمر بحماس زائد، فإنك بذلك تخاطر في إبعاد من تحتاج إلى مشاركتهم وتعاونهم معك في هذا الأمر (فضلاً عن إحتمالية أن يكون هؤلاء يحتلون مناصب أعلى منك في الشركة أو المؤسسة التي تعمل بها.

 

لذا، فيمكن الخلاص إلى أن الحماس المفرط لن يحقق الكثير في هذا الأمر.

 

    تكمن أفضل الطرق لمعرفة الهدف من وراء عقد وإقامة مؤتمر في تخمين يعتمد علي معلومات مسبقة عما يمكن أن تكون هذه الأهداف ثم تطلب من الأطراف المشاركة في المؤتمر طرح تعليقاتهم عن هذه الأهداف ثم تطلب التي حددتها وتوضيح ما قد يشوبه بعض الغموض أو اللبس.

 

أورد لك هنا الأهداف الممكنة والمحتملة لأنماط معينة من المؤتمرات والإجتماعات والتي ربما بدت في ظاهرها متشابهة.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+