أهمية موقع المؤتمر

التجمعات العامة :

ينطوي الموقع على أهمية خاصة عندما تخطط لسلسة من الاجتماعات والتي تأخذ شكل تجمعات عامة ( وهي التي تنقل رسائل مشابهة لرسائل المؤتمر إلى مواقع أخرى). ربما تجد أنه من الأسهل من الناذحية المنطقية أن تختار مكان عقد المؤتمر بالقرب من الطريق الرئيسي للمدينة – والأفضل من ذلك أن تتفاوض مع الإدارة المركزية لحجز أماكن عرض المبيعات على عقد المؤتمر في فندق محلي أو عدة أماكن مجتمعة وتحاول التفاوض على السعر والتكاليف الكلية للإنتفاع بالأرض فقط. عندما تخطط لإقامة تجمعات عامة،

 

فعليك أن تضع في حسبانك التاريخ الذي يناسب كلاً من طاقم العمل الفني الخاص بك علاوة على من سيلقي خطاباً في التجمعات بينما هم غير مستقرين في مكان واحد.

 

فستجد، في العالم المثالي، أنك بحاجة ليوم كامل لكل مكان تقيم فيه هذه التجمعات العامة ( ولكي تتدرب على وتجرب المكان وذلك إذا كان هذا المكان هو الأول في عدة أماكن) ويوم آخر كي تسافر إلى المكان التالي، فسيساعدك عمل تقييم للمسافات البعيدة بين تلك الأماكن في اتخاذك لقرار يتعلق بحاجتك إلى متوسط عدد أيام سواء كان المتوسط 7 أو 12  أو 15 يوماً وذلك كي تكفي لعقد خمسة اجتماعات.

 

عليك أن تعي جيداً أن الوفود التي ستلقي خطاباً ما في المؤتمر علاوة على طاقم العمل الخاص بالإخراج، يمكن أن يصيبهما التعب والإرهاق.

 

فمما لا شك فيه أن هذا المؤتمر أو الإجتماع سيكون أكثر نجاحاً إذا استطعت عن عمد وضع أيام إستراحات فيه أو تحل سلسلة التجمعات العامة تلك في يوم العطلة كي يجد الجميع فرصة كي يجددوا من نشاطهم وحماسهم. 

 

إقامة الوفود :
    إذا كانت مدة عقد مؤتمرك هي يوم واحد، فمن الممكن ألا تمثل لك تكاليف إقامة الوفود المشاركة ليلة واحدة، سواء في فندق أو في مكان آخر، أية مشكلة. على الرغم من ذلك، فستحتاج إلى حجز غرف في فندق لمن سيلقي خطاباً من الوفود علاوة على طاقم العمل الفني في الإخراج ويفضل أن يكون الفندق بالقرب من موقع المؤتمر. تعد مسألة إختيار مكان لإقامة مؤتمر اليوم الواحد أسهل مايمكن أن يقابلك كمنظم مؤتمر، وذلك نظراً لتعدد الاختيارات أمامك.

 

    على الرغم من ذلك، تتطلب الكثير من المؤتمرات إقامة لليلة واحدة، إلا أن تلك الإقامة من شأنها أن تعقد من عملية التخطيط للمؤتمر. فيجب عليك أولاً أن توضح متوسط عدد الأيام المتاحة أمامك لعقد المؤتمر وعدد الغرف المطلوبة، هذا فضلاً عن نوعية قاعة المؤتمر.

 

فإذا كان نجاح المؤتمر معتمداً على إتاحة إقامة للوفود وغيرهم لمدة ليلة واحدة ( لأنك تريد - مثلاً – عمل مأدبة غداء كإحتفال بإنتهاء أعمال المؤتمر)، فسيقتصر إختيار المكان على الفندق الذي يوفر العدد الذي تحتاجه من الأسِرَة.

 

أو ربما تقرر أنك ستقبل عقد مؤتمرك في مركز مؤتمرات بحيث يكون بالقرب من فندق. يمكن أيضاً أن تختار مركز مؤتمرات وثلاثة فنادق، إلا أن كل منها بعيد إلى حد ما عن هذا المركز. فليس أكثر مايثبط همتك من الإعلان عن مأدبة غداء في الساعة الحادية عشر صباحاً، وذلك لأن هذا هو ميعاد مغادرة الأتوبيسات المخصصة للمؤتمر إلى الفنادق.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+