الأماكن المناسبة لإقامة المؤتمر

إيجاد أنسب الأماكن لإقامة المؤتمر :

بمجرد أن تتضح أمامك الأهداف الرئيسية للمؤتمر وبمجرد أن تلقي الموافقة على الميزانية التي تحددها وتكون بأعلي مستوي ممكن، فعليك، بوصفك منظم المؤتمر، أن تجد المكان المناسب لإقامة المؤتمر . فبدون المكان المناسب لعقد المؤتمر لن تتمكن من عقده بالمرة.


    يبدو واضحًا أنه يجب عليك الإنتهاء من تلك المهمة أولاً، فهذا الأمر يستحق أن أؤكد عليه أكثر من مرة. فأحيانًا أثناء مناقشة الأهداف التي لابد وأن يعلن عنها المؤتمر، تنتقل المناقشة إلى تحديد من سيتحدث من الوفود المشاركة وكيفية معالجة موضوعات المؤتمر على نحو رائع وهل يجب عليك أن تعرض على الوفود الإقامة لفترة معينة في فندق ما هذا علاوة على العديد من الموضوعات الأخرى.

 

ربما قضيت الكثير من الوقت في مناقشة مثل هذه الموضوعات بينما لم يخطر ببالك أكثر العوامل والعناصر أهمية؛ ألا وهو حاجتك إلى مكان ما تعقد فيه المؤتمر.

 

فبوصفك منظم للمؤتمر، عليك أن تركز كامل إنتباهك في إيجاد أنسب مكان لأقامة المؤتمر.

 

لكن، لا يستطيع أحد أن يجزم بأنه يمكنك حجز أي مكان ببساطة عندما ترغب في ذلك، ولاسيما في الموسم الذي تكون فيه الفنادق مشغولة تمامًا أو في الموسم عالي الكثافة.

 

فعلى سبيل المثال، إذا أعددت المؤتمر كي يحضره من الوفود 500 فردًا ( ويمكن أن يحدث هذا بالفعل ) وترغب في أن تجد إقامة لهذا العدد لليلة واحدة، فربما يتاح أمامك النذر القليل من الإختيارات، هذا إن لم تكن متمتعًا بالبصيرة والحكمة التي تمكنك من حجز المكان قبل إقامة المؤتمر بفترة من 12 – 18 شهرًا.

 

توقيت عقد المؤتمر :

    إن خير نقطة يمكن أن تبدأ منها هي تحديد متوسط لعدد الأيام أو الفترة التي ترغب في عقد المؤتمر فيها. فربما أصر رئيس عملك أن تعقد المؤتمر في 14 من شهر أبريل، ينبغي عليك أن تلاحظ أنه توجد العديد من الأسباب التي تدعوك إلى التحلي بالمرونة والتعاون مع أصحاب الفنادق كي تجد المكان المناسب في الموعد المناسب ويمكن ان يكون لذلك فائدة مشتركة بينك وبين صاحب الفندق.

 

    فيمكن أن يفيدك الإطلاع على النماذج الشهرية لحجز المؤتمرات في الفنادق، وذلك إذا لم تحدد شهرًا معينًا لعقد مؤتمرك.

 

توضح القائمة التالية نسبة الغرف المحجوزة لوفود المؤتمرات في سلسلة فنادق راقية وتم عمل هذه القائمة على أساس شهري :
    يوليو                                 7.3 %
    أغسطس                             3.4 %
    سبتمبر                               9.8 %
    أكتوبر                                10.7%
    نوفمبر                                10.8 %
    ديسمبر                               8.3 %
    يناير                                  7.6 %
    فبراير                                7.6 %
    مارس                                9.8 %
    إبريل                             9.6 %
    مايو                            7.4 %
    يونيو                                 8.6 %
إلا أن الترتيب حسب أكثر الأشهر من حيث الحجز في كل شهر هي كالتالي :

1. نوفمبر
2. أكتوبر
3. سبتمبر
4. إبريل
5. مارس
6. يونيو
7. ديسمبر
8. يناير
9. فبراير
10. مايو
11. يوليو
12. أغسطس

 

    فكما ترى، فإن شهر أغسطس هو أقل الشهور التي يقبل فيها منظموا المؤتمرات على حجز غرف للوفود المشاركة، بينما شهر أكتوبر ونوفمبر هما الشهران الأكثر تفضيلاً لمنظمي المؤتمرات. يمكن  أن يختلف هذا النموذج من فندق إلى آخر.

 

فعندما لا تهتم بميعاد عقد المؤتمر، فإن أنسب الشهور لك هي شهري يوليو أو أغسطس، وذلك ما يرجع إلى أن معظم الفنادق ستعرض أسعارًا منخفضة كي تنافس بها غيرها من الفنادق بغية جذب المزيد من النزلاء، ولاسيما في حالة إقامة وفود مؤتمر ما لليلة بما في ذلك ما قد يتناولونه من مأكولات ومشروبات .

 

على الرغم من ذلك، فلأن الغالبية العظمى من الأفراد يحصلون على أجازات في هذه الفترة - شهري يوليو وأغسطس - يتضح لك أن تلك الفترة غير مناسبة على الإطلاق لحضور مؤتمر ما، وهذه هى وجهة نظر ورؤى الوفود المشاركة في أي مؤتمر.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+