التجهيزات الأساسية للمؤتمر

التجهيزات :

إذا كان جزءً من خطتك مشتملاً على اللجوء إلى وكالة أو عميل من خارج المؤسسة كي يساعدك في إجراءات تسجيل أسماء الوفود الحاضرة أو التجهيزات، فمن الطبيعي ألا تتغير تلك التكلفة بدرجة كبيرة من التأكيد على الحجز للمكان الذي ستعقد فيه المؤتمر حتى الإنتهاء من أعمال المؤتمر وذلك كله في حالة تغير عدد الوفود بنسبة تقل عن 25% بإفتراض العمل بالقاعدة الذهبية والتي مفادها أن كل وكيل سيتولى مسئولية 50 فردا من الوفود المشاركة (واحد مثلاً لنفقات الأتوبيس )، فستضطر إلى إعادة حساباتك من جديد بشكل جاد كي تتمكن من الحد من تكاليف التجهيزات بمجرد أن تحدد أي وكيل ستلجأ إليه .

 

لكن، عليك أن تصل إلى قرار عندما تكون بحاجة فعلية إلى تلك التجهيزات من ذلك الوكيل .

 

فإذا كانت المشكلة متمثلة بشكل أساسي في العمل الإضافي المتعلق بعملية التسجيل، فليس من الضروري أن تلزم الموظفين الذين يؤدون العمل الإضافي بالقيام بعملية التسجيل وتضيع نصف اليوم في محاولة إقناعهم بذلك . عليك أن تبرم عقدًا بينك وبينهم على أن يقوموا بستة ساعات كعمل إضافي كي توفر على نفسك عناءً  كبيرًا وتوفر أجر نصف يوم أيضًا .

 

خدمات داخل المؤتمر  :

تشتمل هذه الخدمات على : موظفي الأمن وعمال صالة إنتظار السيارات وخدمات السكرتارية علاوةً على أية تكاليف مساعدة أخرى والتي تحسب بمعزل عن بقية التكاليف بغض النظر عن أعداد الوفود المشاركة .

 

تزداد تلك التكاليف ويمكن أن تضيف إلى الميزانية الكلية حوالي نسبة 10% وذلك إذا أبديت موافقتك كلما عرضت عليك الخدمات وما يصاحبها من تكاليف باهظة .

 

عليك بتحديد ما هو مخطط له من هذه الخدمات وطول الفترة التي ستتاح فيها وعدد العمال أو الموظفين الذين سيؤدونها وكيف سيضمن لك المورد قيام هؤلاء الموظفين والعمال بهذه الخدمات على النحو المطلوب .

 

فبمجرد أن تشرع في الإستفسار عن تلك الخدمات الإضافية، فربما تجد أنها خدمات غير ضرورية –لذا، فإن لم يشترط مسئولو تأجير القاعات أو مكان إقامة المؤتمر على وجود تلك الخدمات في العقد، فلست ملزمًا إلى اللجوء إليهم.

 

تتمثل إحدى التكاليف التي يتم العمل بها وحسابها مرة واحدة، في توفير مترجمين فوريين وموظفي تقديم المشروبات للعمل لوقت متأخر علاوة على تكاليف المكاتب والتكاليف المعدة كإحتياطي في حالة هطول أمطار . عليك أن تجهز قائمة مراجعة شاملة على كل شيء .

 

فنادرًا ما يعقد مؤتمر ويكون التنظيم وطريقة الإدارة على شاكلة غيره بصورة تامة، لكنى أؤكد لك هنا بصورة عامة، أنه غالبا ما تمثل التكاليف الثابتة حوالي نسبة 35% من إجمالي التكاليف، إلا أن ذلك يعتمد بدرجة كبيرة على طبيعة ما أبرمت من عقد مع مسئولي تأجير القاعات أو مكان إقامة المؤتمر .

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+