التنظيم الناجح للمؤتمرات

من المفيد الحصول على تقرير سابق لحدث أو مؤتمر يشبه مؤتمرك ويقدم معلومات عن مواصفات الوفود ولا سيما عندما تقدم تلك المعلومات على شريط فيديو . فمن شأن ذلك التقرير أن يفيد في توقع أمور معينة مثل استجابة المشاهدين ومستوى الخدمات الذي يتعلق بالإخراج والذي ترغب فيه . إلا أن ذلك الإجراء من شأنه أن يوضح أنك لا تدير المؤتمرات على المستو الذي يتوقعه وتطلبه الوفود ولن تخجل شركة الإخراج في هذه الحالة عن التصريح لك بتلك الحقيقة عليك أن تطلب من مسئولي وكالة الإخراج تقديم ما يرونه مناسبا من الاقتراحات واسمح لهم في الوقت نفسه بالقدر الكافي من الوقت كي يعطوا تلك الاقتراحات حقها ويقلبوها على كافة جوانبها.

 

لاحظ أن فترة ثلاث أسابيع فترة كافية لذلك وهي فترة تبين أنك حريص على السرعة والتعجل. أما فترة الأسبوع الواحد فليست بالقدر الكافي على الإطلاق.

 

أما فترة ستة أسابيع، فهي فترة طويلة للغاية إن لم تتطلب استجابتهم وردهم على البحث والاستفسار المفصل في عدد من الموضوعات التي من المنطقي أن تحتاج وقتا طويلا. ينبغ عليك ملاحظة ما لدليل الميزانية من أهمية وضرورة.

 

لا تقتصر أهمية هذا الدليل على ما يقدمه من معلومات تعد بمثابة مؤشر على أسلوب ومستوى المؤتمر، بل يضع مقاييس معينة لاستجابة ورد تلك الوكالة.

 

ينبغي عليك الاتصال بعدد قليل من الوكالات أولا وسؤالهم عن أنسب متوسط للتكاليف وذلك قبل إصدارك للمخلص الرسمي للميزانية.

 

أخيرا ن تأكد من أنك قد وضعت مع ملاحظاتك على الملخص، اسم أو أسماء وأرقام تليفونات الوكالة، حتى يمكن الرد على كافة الاستفسارات من قبل وكالة الإخراج .

 

فضل ما يمكن أن تقوم به من عمل في هذا الشأن هو دعوة أفضل من تراه مناسبا من وكلات، إلى مكتبك كي تناقش مع مسئوليها هذا الملخص ( ويجب أن تدعو كل وكالة على حده ) وذلك حتى يمكن أن يحيطوا علما بسياسة المؤسسة ز أحيانا ما ترجع بعض المؤسسات الردود التي جاءت من قبل وكالات فردية إلى كافة الوكالات المنافسة وذلك بغض النظر عمن طرح السؤال، وذلك كي يتسنى لتلك المؤسسات فرصة التفاوض مع أفضل العروض من تلك الوكالات .

 

لكن، ماذا يمكن أن تفعل إن طلبت منك إحدى الوكالات إعطائها مزيدا من الوقت كي تقتنع بالملخص الذي قدمته لها ؟ إنني لا أحبذ مطلقا أن تعطي مسئولي تللك الوكالة مزيدا من الوقت، وذلك لأن استجابتهم للأمور (في الوقت المحدد مثل : التقديم اللائق لعرض وقائع المؤتمر في صورة وثيقة مكتوبة )يعد مؤشرا جيدا على الطريقة التي سيخرجون بها تلك الوقائع .

 

كذلك الحال إذا كانت استجابتهم وردهم أنه ما كان يجب عليك تنظيم وإدارة المؤتمر من الأساس ولكن بدلا من ذلك كان يجب عليك انتهاج وسيلة أخرى للاتصال لأن ذلك سيكون أكثر فاعلية. لذا، فإنهم ربما يستحقون المزيد من الوقت .. ولكن عليك ألا تطيل مدة هذا الوقت .

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+