الوفود المشاركة في المؤتمر

اختيار أنسب الأماكن لعقد المؤتمرات :

توجد العديد بل الآلاف من الأماكن التي يمكن أن تنتقي منها، إلا أن أفضلها ستسحب نفسها من قائمة الإختيار على أساس ما يرمي ويدعو إليه المؤتمر علاوة على مواصفات الوفود.
مواصفات الوفود :
يجب عليك، كمنظم مؤتمرات، أن تتعرف على مواصفات الوفود المشاركة في مؤتمرك وذلك نظراً لما ينطوي هذا الأمر من أهمية وتأثير على العديد من جوانب مؤتمر المؤسسة من إختيار المكان وأسلوب العرض إلى مستوى المأكولات والإقامة التي توفرها لهم.

 

غالباً ما تكون مواصفات الوفود متمثلة في بيان قصير عن مستوى مكانة المدعوين لحضور المؤتمر شريطة أن يشير ذلك إلى العدد الكلي للوفود وأعمارهم ونسبة الذكور إلى الإناث.

 

فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكون مواصفات الوفود المدعوة إلى مؤتمر مبيعات من قبل شركة تأمين هي مديرين متوسطي الدرجة الوظيفية وعددهم 200  مديراً ويبلغون من العمر 45 عاماً وتكون نسبة 90%   منهم من الذكور.

 

إلا أن المدعويين إلى مؤتمر تعقده شركة تعمل في مجال الكمبيوتر، يمكن أن يكونوا 50 من موظفي المبيعات في العشرينات من عمرهم وتكون نسبة  %60ذكور.

 

فمن المفيد لكل من سيدلي ويصرح بمعلومات في وقائع المؤتمر، ولاسيما رئيس المؤتمر، أن يكون على دراية كبيرة بمواصفات الوفود ويضعها في اعتباره حتى تناسبهم الترتيبات التي تم عملها وحتى تكون الرسالة التي يود المؤتمر توصيلها على قدر يناسب المستوى العقلي لهم.

 

    بعد أن حددت الأهداف والمكان ووضعت ميزانيتك، عليك أن تلقي نظرة على عدد من الموضوعات والأمور الرئيسية المتعلقة بالمؤتمر، وذلك بعد أن تعرفت على مواصفات الوفود المشاركة في المؤتمر، تلك الموضوعات والأمور الرئيسية هى كالتالي:

موقع المكان الذي ستعقد فيه المؤتمر
إقامة الوفود
برنامج المؤتمر
المنافسة

 

الموقع :

لنلق أولاً نظرة على الموقع. يمكنك الإعتماد على المكان الذي تقطن فيه غالبية الوفود، فيمكن أن يجنبك ذلك تحمل نفقات إقامتهم وتضع حد أدنى للوقت المستغرق في سفرهم وذلك من خلال البحث عن مكان قريب لعقد مؤتمرك من مكان إقامتهم، وربما تختار مكاناً بعيداً عن مكان إقامتهم كي تنظر الوفود إلى المؤتمر على أنه مكافأة لهم ( إلا إنك ستضطر حينذاك إلى توفير مكان إقامتهم).

 

إذا كان الاستخدام الفعلي لمسألة الوقت يهمك كثيراً، وهذا أكيد، فربما تفضل موقع بوسط المدينة عن آخر في الريف.

 

فمن الأسهل عادةً أن ترتاد الفنادق الموجودة بالمدن الكبرى أو القريبة من مطار رئيسي نظراً لتوافر العديد من المواصلات العامة، وذلك عن طريق إقامتك للمؤتمر في مكان بعيد والذي سيرغم جميع الوفود على إستخدام سياراتهم أو اللجوء إلى الطائرات كبديل.

 

فكما هو معمول به في جميع أوجه التخطيط للمؤتمر، عليك أن تفكر ملياً في الإختيارات المتاحة أمامك وتأخذ الأمر من منظور الوفود لا من منظورك أنت كمنظم للمؤتمر.

 

فإختيار مكان عقد المؤتمر في شمال البلاد مثلاً، لعقد مؤتمر تستمر أعماله ليوم واحد فقط، على أساس عمل أفضل صفقة مالية لك، إذا كانت الوفود المشارة فيه تقطن في جنوب البلاد.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+