تأجير قاعات المؤتمر

تأجير قاعات المؤتمر

إذا أردت أن تحجز قاعات معينة لعقد وقائع المؤتمر، فعليك أن تسدد ضمان لقاعات العمل – وغالبًا ما تكون نسبة 10 % نسبة كافية كي توضح أنك جاد في الأمر، أما فيما يتعلق بالغالب الأعم من القاعات المحلية، فمن الممكن أن يطلب منك المزيد. علاوة على ذلك، غالبًا ما توجد قوائم أسعار غير ثابتة للسداد بإقتراب عقد المؤتمر. من الطبيعى أن يرسل إليك المسئول المحلي عن تأجير قاعات معينة وتواريخ معينة وعدد معين من الوفود المشاركة.

 

سيوضح العقد ما يمكن أن تسدده من تعويضات في حالة فسخ العقد الناجمة عن تقليل، لذا عليك أن تتأكد من البداية، ولنقل في حدود 20 %، من عدد الوفود بالضبط .

 

على الرغم من أن العديد من تلك العقود، على الأقل من الناحية النظرية، تتمادى كثيرًا وتتجاوز المطالب المعقولة وذلك حماية لأصحابها ضد حدوث أية تغيرات طارئة، إلا أنه من الناحية العملية، يستهدف ذلك ردع العملاء الذين غالبًا ما يبرمون عقدين مع وجهين في نفس الوقت بهدف الحد من نسبة المخاطرة في حالة مجىء أعداد قليلة من الوفود .

 

فإن كنت أمينًا  مع مسئولي تأجير القاعات فيما يتعلق بتوقعاتك لأعداد الوفود وأطلعتهم بإستمرار على ما يجد من الأمور، فإن القليل منهم من سيتزمت في تطبيق نصوص العقد. 

 

إلا ان الإستثناء الوحيد في هذا، هوتأجير البواخر أو السفن. فهم بصورة عامة يعرضون ما يطلق عليه عقود متحيزة ومحابية لأصحاب تلك البواخر وذلك فيما يتعلق بتأجيرها .

 

تتميز تلك العقود بتحيزها لأصحاب تلك البواخر بدرجة كبيرة لدرجة أن بعض المؤجرين المشهورين يمكن ان يشترطها على منظم المؤتمر‌ أن يسدد رسوم السفينة أو الباخرة حتى إذا غرقت السفينة قبل ان تعقد الموتمر عليها.

 

فدائمًا ما ترفع الكثير من الدعاوي القضائية في موضوع تأجير السفن والبواخر. إلا أن تأجير البواخر يتميز بأنه إذا لم يستطع  الإستمرار في إجراءات عقد المؤتمر لسبب ما غير متوقع، فيمكنك أن تغير ميعاد الحجز مع نفس صاحب الباخرة إلى ميعاد آخر في المستقبل من غير أن تتحمل سداد أية تعويضات أو رسوم لذلك.

 

لكن، عليك الا تعتمد كليًا على حدوث ذلك. عندما يكون لدى مسئولي تأجير القاعات او مكان عقد الموتمر، نسبة تتراوح ما بين 85 % و 95 % من القاعات غير المستخدمة فلن يرغب أي منهم في أن يترك اي قاعة دون ان تؤجر.

 

    فإذا وجدت بندًا معينًا في عقد تأجير القاعات، لم توافق عليه، مثل رسوم الخدمة الإلزامية، فعليك ان تتغاضى عن هذا البند وتبرم العقد.

 

فسيرجع إليك دائمًا مسئولو تأجير القاعات، إذا لم يوافقوا . يوجد عنصر اخير عليك . أن تضعه في حسبانك ألا وهوكل ما استثنيته. فستجد في جميع مراكز المؤتمرات أنه عليك أن تسدد تكاليف جميع البنود المبرمة في العقد وذلك حالة إستهلاكها.

 

غير أن الحال مغاير تمامًا في حالة تأجيرك لفندق ما - فهي بنود تتعلق بأشياء مثل موظفي الأمن والكهرباء والمياه وتأجير المقاعد وعمال صالة إنتظار السيارات وعمال حجرات الملابس وغيرها، إلا أن هذه الأشياء محدودة كما ترى.

 

إذا اعتدت الإخفاق في التعاقد مع الفنادق، فعليك أن تولي عناية وإهتمام بدرجة خاصة وذلك عندما تقارن ما ستتحمله من نفقات وتكاليف لكل وفد ومشارك في المؤتمر، بما ستتحمله من التكاليف في حالة لجوئك إلى تأجير مركز مؤتمرات، يتضح من النظرة الأولى ان لمراكز الموتمرات قيمة عالية ورائعة مقارنة بالفنادق.

 

إلا أنه عندما تأتي إليك الفواتير، فستجد دائمًا أن مراكز المؤتمرات سترهقك ماليًا عن الفنادق. يجب عليك، كمؤجر لهذه الجهات، ان تتأكد تمامًا من أنك بحاجة إلى جميع نواحي الرفاهية المتاحة في مراكز المؤتمرات وذلك قبل إبرامك للعقد معها.

 

إلا أنه يبقى أمامك أن تضع ميزانية تعتمد على فندف محلي يمكن أن تجد له نظيرًا ثم تساوم بطريقتك الخاصة للحصول على صفقة أفضل.

 

فلا شيء يفوق المنافسة والتنافس بين الفنادق محليًا كان هذا التنافس أم دوليًا، كي ينجح إحداها في إبرام العقد معك.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+