تحديد ميزانية المؤتمر

تحديد ميزانية المؤتمر:

تمثل عملية تحديد ميزانية المؤتمر أول تحديًا يواجه منظم المؤتمر. فإذا كنت، بوصفك منظم مؤتمر، تنظم مؤتمرًا داخليًا لموظفي المؤسسة أو مؤتمرًا لموظفي التوزيع بالمؤسسة، فربما منحتك المؤسسة ميزانية معقولة كي تنظم على أساسها المؤتمر. إن مما لا شك فيه أن منظم المؤتمرات الخبير والمحنك، سيعرف فيما إذا كانت تلك الميزانية كافية كي يقوم بهذه المهمة على المستوى المطلوب والمتوقع أم لا.

 

فإذا كنت تدير وتنظم مؤتمرًا للمرة الأولى أو ربما كنت مضطرًا إلى تنظيم نوع معين من المؤتمرات للمرة الأولى في حياتك، فكيف لك أن تعرف حجم ميزانيتك وأنها ستفي بتكاليف المؤتمر؟ في الحقيقة، إنك لا تعرف ذلك، إلى أن تضيف تكاليف كل شيء ربما تحتاجه.

 

فربما يأتي ردك عندما تعطيك الإدارة العليا ميزانية معينة للمؤتمر، على النحو الذي تشكر فيه الإدارة العليا وتطلب من أعضائها الإنتهاء من مناقشة الأمور المبدئية قبل الموافقة على تسليمك قدراً كافيًا من الأموال كي تستطيع تنظيم وإدارة المؤتمر الذين يستهدفون إقامته وذلك كي يكون على النحو اللائق.

 

قائمة التكاليف:

    تشتمل جميع ميزانيات أي مؤتمر على قائمة بالتكاليف الثابتة والتي لابد من أخذها في الحسبان بغض النظر عن عدد الوفود المشاركة في المؤتمر. تشتمل قائمة التكاليف الثابتة في جميع المؤتمرات على منطقة العرض وتكاليف الإخراج وعملية إرسال الدعوات للوفود المشاركة والأموال المخصصة لحجرات الإجتماعات والتجهيزات علاوةً على نفقات تدعيمية أخرى.

 

بينما تشتمل التكاليف المتغيرة على باقي الأشياء، وذلك نظرًا لأن عدد الوفود هو الذي يحدد كل النفقات المتغيرة. لذا، عليك أن تحاط علمًا، قبل أن تصل إلى مرحلة العمل في تحديد ميزانية المؤتمر، بعدد الوفود المشاركة أو تتوقع العدد نظرًا للأهمية التي ينطوي عليها عدد الوفود في تحديد ميزانية المؤتمر.

 

أما الشيء الثالث الذي لابد وأن تضعه في حسبانك هو الميزانية المخصصة للطوارئ والتي تكون غير مكتوبة، فلابد وأن يحدث من الأمور ما لا تتوقعه. تشتمل هذه الميزانية على المشروبات الإضافية والعمل الإضافي لطاقم الإخراج والمأكولات الإضافية وتكاليف التجهيزات غير المتوقعة والتي لابد من تغطيتها بمجرد حدوثها، وذلك لأنها غالبًا ما تكون خارج نطاق سيطرتك .

 

لكن، عليك أن تضع في حسبانك أنه من الصعب، إن لم يكن من المستحيل، أن تتحرى الدقة التامة فيما يتعلق بالتكاليف المتغيرة والتكاليف الطارئة.

 

تعد المؤتمرات بمثابة أحداث حيوية ودائمًا ما يتم تغيير نقاط التركيز والنقاط الأساسية فيها – وذلك يزداد بصفة خاصة كلما اقتربت من بدء إفتتاح المؤتمر.

 

إلا أنه رغم ذلك، يمكنك أن تسهل عملك كمنظم مؤتمرات من خلال عمل ميزانية فعالة في المراحل التمهيدية لتنظيم المؤتمر، وإلا سيضيع ما تبذله من جهود بدلا من التركيز على إقامة مؤتمر على نحو لم تشهده مؤسستك من قبل.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+