توقيت عقد المؤتمر

الدوائر التي تورد التقارير بالمؤسسة :

تلعب هذه الدوائر دوراً أيضاً عندما تكون هناك منافسة بين الفنادق أو عند مناقشة أنسب الأماكن لعقد المؤتمر. فالمؤسسة التي تبدأ السنة المالية بها في شهر يناير أو ديسمبر، من المرجح أنها ستختار عقد المؤتمر في يناير كي تسبق العام المالى الجديد. أما المؤسسة التي تبدأ بها السنة المالية في شهر إبريل أو مارس، فربما لا تتمكن من تحديد موعد إعلان النتائج التي تحققها وبالتالي الإعلان عن ميعاد عقد مؤتمر تعلن فيها هذه النتائج، وذلك حتى شهر مايو.

 

أما بانسبة لشهري نوفمبر وأوائل ديسمبر، فيتميزان بصفة خاصة أنهما فترات تنشغل فيها المؤسسة حيث تميل المؤسسة إلى تكملة دائرة الميزانية قبل حلول تلك الفترة وتحتاج إلى نشر المعلومات المتعلقة بنفقات العام التالي قبل نهاية شهر ديسمبر.

 

إلا إنه يوجد غالباً العديد من العوامل في قطاع الصناعة بالمؤسسة والتي تحدد ميعاد عقد المؤتمر. وتحدد نسبة معينة من دخول الشركات التي تعمل في مجال الصناعات في الأسابيع الستة الى تسبق يوم 25 من شهر ديسمبر  وذلك كما هو الحال في الولايات المتحدة حيث يوافق هذا التاريخ عيد الكريسماس.

 

لكي تعرض المؤتمرات وتعلن عن البضائع لتجار التجزئة، فيجب أن تعقد تلك المؤتمرات في شهر يونيو أو يوليو وذلك كي تضمن أن الأوقات الرئيسية للإنتاج، وخطط زيادة الإنتاج  يمكن وضعهما في موسم البيع لتجار التجزئة.

 

إنك ستدخل في منافسة شديدة مع المؤسسات الأخرى فيما يتعلق بميعاد عقد المؤتمر.

 

يجب عليك أن تدرك عاملاً آخر له تأثيره على تحديد الشهر ألا هو الدوران الطبيعى للشهور. فغالباً مايتم عقد غالبية الإجتماعات والمؤتمرات في أول عشرة أيام من الشهر، وذلك لأنه لكي تلتزم بالميزانية المتاحة لديك ولكي تحقق المؤسسة ما ترمي إليه من أهداف فيما يتعلق بالمبيعات.

 

فإنها تخصص آخر أسبوع من الشهر للأنشطة التي تدر دخلاً لها بشكل أساسى. يعني ذلك أن الفرصة متاحة أمامك للتفاوض على سعر أفضل أو لإيجاد أنسب مكان لعقد مؤتمرك قبل نهاية الشهر نظراً لقلة إقبال العملاء على مبيعات المؤسسة في تلك الفترة.

 

تحديد اليوم :

    يلعب اليوم الذي تحدده لعقد مؤتمرك، دوراً كبيراً أيضاً. فالكثير من العملاء – سواء ممن مروا بتجارب سيئة في يوم معين أم لتشاؤمهم أو لتحاملهم الواضح على يوم معين – سيصرون على يوم الإثنين أو الثلاثاء.

 

إلا بشكل عام، لايقبل الكثير على حضور المؤتمرات والاجتماعات في أيام الأربعاء والخميس وذلك نظراً لأسباب تتعلق بالسفر.

 

أما بالنسبة لأيام الجمع، فلم يسمع عن عقد أى مؤتمرات أو إجتماعات في تلك الأيام.

 

غير أن ذلك يعطي المنظم الذكي للمؤتمر، قوة كبيرة على المساومة مع أصحاب الفنادق أو أى مكان آخر لعقد المؤتمر، ولاسيما عندما يحدد فترة إقامة لليلة واحدة للوفود المشاركة.

 

وفيما يتعلق بالفنادق، فإن أيام الجمع هى أقل الأيام من حيث توافر الغرف غير الشاغرة، لذا عندما تربط بين إقامة الوفد في ليلة الجمعة وبين عقد المؤتمر في يوم السبت، فيمكن أن يحقق لك صفقة رائعة مع أحد الفنادق كذلك الحال في ليلة الأحد والإثنين، وذلك يكون خارج المدن الرئيسية.

 

إلا أن القليل من الشركات الراعية للمؤتمر تنجح في إقناع موظفيها أو موظفي التوزيع لديها بصفة خاصة على التخلى عن أجازتهم يوم الجمعة  كي يساهموا في نجاح المؤتمر وبالتالي نجاح الشركة.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+