عملية إخراج المؤتمر

عندما يكون عدد الحضور بين 30 و100:

أنت الآن على وشك الدخول في عملية إخراج المؤتمر. فإذا كان ما ستعقده اجتماعًا داخليًا، فلن تقوم بالتركيز على الكثير من مبادئ الإخراج وذلك عما إذا كنت ستتحدث في اجتماع مع موظفي التوزيع أو الوفود الخارجية. ربما تكون رسالة هذا الاجتماع أو المؤتمر هي ذلك الاهتمام الداخلي والذي تصبح فيه عملية العرض عملية ثانوية إلا أن ذلك نادراً ما يحدث. فالغالب أن يتم عرض وتقديم رسالة وأهداف المؤتمر بالشكل اللائق حتى إذا كان المؤتمر داخليًا وذلك في حالة ما إذا كان سيحدث تأثيراً ما. لهذا السبب، فإنه من الضروري االاستعانة بمنظمي المؤتمرات المحترفين عندما تكون أعداد الحاضرين كبيرة.

 

إلا أن ما يبعث على التفاؤل والأمل لمنظم المؤتمرات أن السوق المتعلقة بتقدير خدمات الإخراج الخاصة بالمؤتمر دائمًا ما تكون كبيرة.

 

فيمكن أن تمتد مساعدة منظمي المؤتمرات المحترفين من الاستشاريين الفرادى إلى وكالات عالمية تعمل في مجال الاتصالات ومن الطبيعي أن يطالب هؤلاء الاستشاريين بأجرهم طبقًا لطول الفترة التي ستحتاجهم فيها وهذا يعتمد على متطلباتك أيضًا.

 

فإذا أردت ببساطة الاستعانة باستشاري لتنسيق العرض الفني في يوم انعقاد المؤتمر ( وربما يشتمل عمله أيضًا على التواجد في جلسة تحضيرية يتم عقدها قبل افتتاح أعمال المؤتمر بأسبوع أو أقل )، فإن ذلك لن يتكلف الكثير.

 

على الرغم من ذلك فمن المحتمل بدرجة أكبر أن يتم الاستعانة بالاستشارين في مراحل الإعداد الأولى لتقديم الإرشادات والتوجيهات اللازمة والمتعلقة بكيفية الإعداد لتقديم برنامج المؤتمر من الأفكار والموضوعات التي ستناقش فيه وللتخطيط لطرح موضوع معين في يوم معين أو غير ذلك من الأمور التي يراها ذات أهمية ما ويتم الاستعانة بها بشكل عام لضمان العناية والاهتمام لكافة عناصر  "إخراج العرض".

 

وكقاعدة عامة، ربما تستعين بمخرج متخصص في إخراج المؤتمرات ربما بفترة شهرين أو ثلاثة قبل البدء في أعمال المؤتمر وذلك بمجرد أن تنتهي من تحديد مكان إقامة المؤتمر.

 

نظراً لما قد يتمتع به مخرجو المؤتمرات من خبرة في مجال الإدارة، فربما يقدموا لك من الإرشادات والنصائح المتعلقة بكيفية إدارة الموارد والإمكانيات المتاحة في مكان إقامة المؤتمر وغير ذلك من الأمور المهمة وليس فقط عناصر الإخراج فحسب.

 

من شأن هؤلاء المخرجين أن يحدثوا نوعاً من السلاسة في أعمال المؤتمر وإدارته طوال مدة عقد المؤتمر.

 

لكن توخ الحذر الشديد من أن تثقل على المخرج. فمن صميم عمل مخرج المؤتمرات أن يقدم عرضًا ناجحًا.

 

أما عملك كمنظم مؤتمرات، فيتركز في معالجة ما يتعلق من الأمور بالفندق وبالتعامل مع الوفود – هذا إن لم تستعن بمنظم مؤتمرات من خارج المؤسسة أو وكالة متخصصة في إدارة وتنظيم المؤتمرات.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+