عملية التخطيط لتنظيم المؤتمر

ميزانية الطوارئ  :

عليك أن تخصص دائمًا نسبة معينة ولو على الأقل نسبة 15%من الميزانية الكلية لميزانية الطوارئ وذلك كي تتمكن من التغلب على ما قد يطرأ من أمور غير متوقعة. فلابد وأن شيئًا ما غير متوقع سيطفو على السطح وهو الذي يستلزم عمل ميزانية للطوارئ . فربما كان من الضروري إعادة طبع المطبوعات المتعلقة بالمؤتمر وإرسالها إلى مسئولي تأجير القاعات في آخر لحظة . فربما يصر رئيس القسم التنفيذي على تقديم نوع أفضل من المشروبات للوفود في قاعة الإحتفالات .

 

غالبًا ما تكون فاتورة التليفون في وقائع المؤتمر أعلى من المتوقع وربما اضطررت إلي توفير المال السائل كل تقنع فريق  عمل الإخراج علي الإنتهاء من تغيير الصور التي تتغير بإستمرار في الليل أو إعادة تنظيم منطقة المسرح .

 

فإذا لم تنفق تلك النفقات لأنك قد نظمت المؤتمر على نحو بالغ من الدقة أو لأن لديك راعي المؤتمر لا يستجيب لك، فربما تمثل الميزانية تحدياُ لك وربما تكون الميزانية مبعثاً على الدهشة للإدارة المالية بالمؤسسة وربما تفاجأ بها أنت أيضًا .

 

يوضح إجتماع تحديد الميزانية على نحو سيتم تخصيص الميزانية . فإذا أخذت الميزانية موضع التنفيذ، لابد وأن يكون لديك نموذجًا من هذه الميزانية وذلك حتى يتسنى لك تغيير  الميزانية الكلية في حالة تغير عدد الوفود أو تغير بنود التكاليف الثابتة .

 

فمن المفيد دائمًا في إجتماعات مراجعة الميزانية، أن تكون قادراً على إلقاء الضوء على ما يمكن أن تحدثه إضافة أو إختزال بنود، من تأثير على الميزانية الكلية .

 

فإذا لم تعمل بهذا النظام، فربما تجد العديد من التكاليف الزائدة تتراكم أمامك محملة إياك المسئولية كاملة بمجرد أن تنتهي وقائع المؤتمر.

 

فعلي سبيل المثال . ربما رغب مسئولو إدارة المبيعات في تقديم مشروب أفضل لجميع الوفود في قاعة الإحتفالات والغداء، إلا أن ذلك سيصاحبه تأثير كبير على الخدمات المقدمة وعلى ضريبة الإستهلاك ورسوم وكيل التجهيزات هذا علاوة على التكلفة العالية لذلك المشروب نفسه .

 

جدول (2-1) تخصيص الموارد المالية بالميزانية :

التكاليف الثابتة                                                                                         النسبة المحتملة
1. الإنتاج والإخراج ومكبرات الصوت الخارجية
2. إرسال الدعوات والتسويق والتصميم
3. قاعات المؤتمر
4. سوم ونفقات وكيل التجهيزات واستطلاعات الرأي
5. عمل العلامات واللافتات اللازمة
6. موظفو الأمن وعمال صالة انتظار السيارات                                              35 %
7. المطاعم والأماكن الترفيهية
8. تكاليف إجراءات تسجيل الوفود
9. تكاليف تأجير المكاتب والمناضد والتليفونات والفاكسات
10. المعدات اللازمة لمواجهة هطول الأمطار،إذا تم العمل بها
 (يمكن أن يخصص للبند رقم 1 نسبة 25%من
إجمالى الميزانيةالكلية )
أما من البند رقم 9 فيمكن أن يخصص لهم 35%
من إجمالى الميزانية الكلية.
__________________________________________________________________
الميزانية المتغيرة ( تحسب لكل فرد )
__________________________________________________________________
    التكاليف الثابتة                        النسبة المحتملة
__________________________________________________________________
1. الوجبات وأوقات الراحة
2. المشروبات في الوجبات وأوقات
3. الراحة إقامة الوفود
4. سفر الوفود
5. المطبوعات المقدمة للوفود                                50 %
6. الهدايا المقدمة لهم على موائد المطعم أو في غرفهم      
7. رسوم نقل الأمتعة والحقائب ورسوم صالة انتظار
8. السيارات لكل فرد
9. برنامج اشتراك الزملاء على شيء واحد مشروبات آخر الليل
10. التأمين وضريبة الإستهلاك
( يخصص للبنود بمن رقم 3 إلى رقم 9 نسبة 50 % من إجمالي الميزانية الكلية )
    ______________________________________________
ميزانية الطوارئ
______________________________________________
    التكاليف الثابتة                        النسبة المحتملة
______________________________________________
1. تخصص نسبة 10 % لتغطية جميع الأمور الطارئة
للتكاليف المباشرة                       15 %
2. احتياطي في حالة تغير قيمة العملات ( إذا عقد      
المؤتمر خارج الدولة ) يخصص لهذين البندين نسبة 15 % .
______________________________________________
    الميزانية الكلية    100 %
______________________________________________

 

السيطرة في مرحلة مبكرة :

ربما تكون متوليًا مسئولية الإشراف على 40 أو أكثر من بنود التكاليف المنفردة بذاتها وذلك عندما تشرع في عملية التخطيط لتنظيم المؤتمر.

 

يمكنك أن تحكم السيطرة على الميزانية في أى مرحلة من مراحل تنظيم المؤتمر وذلك عن طريق تجزئة تلك البنود والعناوين إلى فئات أي تكاليف ثابتة ومتغيرة وطارئة.

 

تتضح أهمية ذلك على وجه الخصوص إذا كان ما ستنظمه مؤتمرًا إقتصاديا والذي ستكون فيه تكاليف التنظيم والإدارة في خطر دائم حتى إفتتاح أعمال المؤتمر.

 

فمن خلال إحكامك للسيطرة على التكاليف منذ مرحلة مبكرة وتصريحك لما هو ملزم عليك الإعلان عنه فيما يختص بالتكاليف منذ الإعداد للمؤتمر حتى إفتتاح أعماله، تستطيع إصدار أحكام وقرارات سليمة فيما يتعلق بإدخال تحسينات ما على المؤتمر من عدمه وذلك كي يخرج المؤتمر بالشكل اللائق.

 

الملخص:

قم بعمل قائمة بالتكاليف الثابتة.

 

قم بعمل قائمة بالتكاليف المتغيرة.

 

قيم قائمة ميزانية طوارئ مقبولة.

 

راجع تكاليفك بشكل منتظم.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+