قياس أهداف المؤتمر

أمثلة على الأهداف الرئيسية:

نود أن نشعر جميع الموظفين بالإطمئنان.
نود أن يعرفوا كل شيء من المنتجات الجديدة.
نود أن يتحمس موظفو المبيعات بشدة إزاء المشروع الجديد لمنح الحوافز.
نود أن نغرس في موظفينا روح الإخلاص والإنتماء والإلتزام.

 

نود أن نستكشف ونعلن عما يحمله مشروع إندماجنا مع شركة أخرى من مضامين وأهمية.

 

   بمجرد أن يوافق الجميع على الهدف الرئيسي من وراء عقد المؤتمر، بإمكانك حينئذ أن تضيف بعض الأهداف المرتبطة به والمدعمة له وذلك كي تزيد من درجة التركيز على محتويات المؤتمر والأهداف التي يصبو إليها .

 

    إذا كان الهدف الرئيسي للمؤتمر متمثلاً في إدخال الشعور بالاطمئنان على موظفي الشركة، يمكن أن يدعم هذا الهدف عدة أهداف ثانوية مثل الشرح التفصيلي للشكل الجديد وإتاحة الفرص للموظفين للحديث عما يهمهم من موضوعات مع مسئولي الإدارة العليا (ربما من خلال جلسات إستراحة أو مأدبة غداء) أو إعلامهم بما يتاح للوفود من معلومات.

 

    بهذه الطريقة،سيكون لديك من يسهم في إطلاع وفود المؤتمر على معلومات مهمة والإلتزام برؤية موحدة عن هدف المؤتمر الرئيسي. وسيكون لهذه الموافقة على الهدف الرئيسي عظيم القيمة عندما تنتقل، بوصفك منظم المؤتمر، إلى المرحلة التنظيمية لإدارة وقائع المؤتمر.

 

وسيؤكد لك كل منظم محترف للمؤتمرات حقيقة أن الوقت الذي قضيته كي تتوصل إلى إتفاق بشأن الهدف الرئيسي للمؤتمر، لم يذهب هباءً مطلقًا.

 

قياس أهدافك:

    تتمثل الخطوة التالية بعد ذلك في قياس تلك الأهداف والوقوف على أهمية كل منها إذا كان ذلك في وسعك. ربما يكون لدى المؤسسة أبحاث أو إستطلاعات تقيس بإنتظام الروح المعنوية لدى جميع موظفيها وتستطيع أن تعتمد على تلك الأبحاث أو إستطلاعات الرأي.

 

إن طرحك لأسئلة معينة عن المؤتمر والحالة الإقتصادية المستقبلية للمؤسسة سيكون بمثابة مؤشر لك على مدى فعالية هذا المؤتمر.

 

    يميل منظمو المؤتمرات، والذين ينظمونها على أساس منتظم ودقيق، إلى أن يكون لديهم مقياس غير ثابت لمدى فعالية مؤتمر ما ينظمونه، إلا أنهم يطورون ويحدثون من هذا المقياس في كل مرة ينظمون فيها مؤتمر.

 

ومن الطبيعي أن يستفسر هؤلاء المنظمون عن برنامج أعمال المؤتمر والماكولات والمشروبات التي ستقدم للوفود المشاركة وترتيبات سفر هؤلاء الوفود وغيرها من الأسئلة والإستفسارات للتأكد من إتاحة وإستخدام أفضل الموارد البشرية والمادية.

 

من المفيد دائمًا أن تكون قادرًا، بوصفك منظم للمؤتمر، على الرد على أوجه النقد الموجهة إلى المؤتمر من عدد قليل من المشاركين وذلك من خلال مقدرتك على ذكر آراء لها عظيم الأهمية والإعتبار من جانب الأغلبية.

 

    تتمثل إحدى الفوائد الأخرى لجمع المعلومات والبيانات الإحصائية بهذه الطريقة، في ما لهذه الطريقة من عظيم الفائدة لك في التخطيط لإدارة وتنظيم مؤتمرات في المستقبل.

 

عليك أن تنتظر أولاً إلى البحث الذي تم عمله على آخر مؤتمر نظمته وذلك عندما توشك على مراجعة الشكل النهائي الذي سيكون لمؤتمرك التالي.

 

فإذا وجدت أن نسبة 89 % من الوفود المشاركة في المؤتمر ترى أن المؤتمر لم يعلن عن هدفه الرئيسي وافتقد إلى إطلاعهم على القدر الكافي من المعلومات، فأنت بذلك تعرف ما ستركز عليه كي تجعل مؤتمرك التالي أفضل.

 

عليك  أن تراجع جانب أخير ألا وهو وجود أو عدم وجود أية تطورات في المؤسسة الراعية للمؤتمر، والتي من شأنها أن تعدل من خطتك.

 

    في الغالب الأعم، تتمثل هذه التطورات في منتج أو خدمة جديدة والتي من الممكن ألا يكون برنامج التطور لها بنفس قوة وثبات برنامجك وخطتك لتنظيم المؤتمر.

 

يحدث غالبًا أن يواجه مشروع تجاري مشكلات غير متوقعة وطارئة في مجال الإنتاج والتي تسبق الإعلان عن طرح المنتج الجديد والتي من الممكن  أن تؤجل هذا الإعلان لفترة ما.

 

فإذا كانت التفاصيل المرتبطة بمنتج جديد ليست ذات أهمية رئيسية لما يدعم من الأسباب الداعية لعقد المؤتمر، فبإمكانك حينها عقد جلسة طارئة لمناقشة هذه التطورات ومدى تأثيرها على إقامة المؤتمر وأهدافه الرئيسية.

 

لكن، إذا كانت هذه التطورات الأخيرة هي ما يدعو لعقد هذا المؤتمر بشكل رئيسي، فعليك أن تتأكد من إدراك الجميع مما يعنيه إلغاء المؤتمر وما سينجم عن ذلك من تكاليف وذلك قبل أن تلزم مؤسستك بمورد عقود - أو حتى كي تحفظ ماء الوجه إذا لم يكن لديك منتج جديد كي تعلن عنه في المؤتمر.

 

فأحيانًا ما تكون الأمور التي تنطوي على السرية البالغة مثل دمج شركتين أو حدوث تغييرات في تركيب وبناء الشركة، مما تستوجب إدخال تعديلات طارئة على المؤتمر أو حتى إلغاء المؤتمر برمته.

 

تأكد بوصفك منظم للمؤتمر، من إحتمالية تأجيل المؤتمر حتى عندما تستدعي الضرورة عدم إطلاعك على التفاصيل، وذلك حتى يتسنى لك التصرف وفقًا لما لديك من معلومات.

 

    يمكنك الآن التأكد والإطمئنان من وجود منفعة كبيرة وسبب وجيه لإقامة المؤتمر وأن هناك إتفاق على الهدف الرئيسي للمؤتمر وأية أهداف فرعية مدعمة له. لقد تأكدت أيضًا من عدم وجود مشكلات تحول بين عقد المؤتمر أو إلغاءه تمامًا.

 

    بإمكانك الآن الشروع في التفكير في وضع ميزانية للمؤتمر وتكاليفه.

 

الملخص:

وضح الأسباب الجوهرية للشركة والداعية إلى عقد ذلك المؤتمر.

 

وضح نوع ذلك المؤتمر.

 

احصل على الموافقة على الهدف الرئيسي للمؤتمر.

 

احصل على الموافقة على الأهداف المدعمة له.

 

تأكد من عدم وجود ما يعوق عقد المؤتمر من مشكلات كبيرة.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+