كيفية اختيار مكان المؤتمر

مصادر للحصول على مكان عقد المؤتمر:

إذا فضلت القيام بعملية جمع المعلومات وعمل الأبحاث بنفسك عن مكان عقد المؤتمر وذلك قبل لجوئك إلى مورد معين أو أحد مسئولي تأجير مثل تلك الأماكن، فإني أورد لك العديد من المصادر كي تختار الأنسب لك وهي كالتالي:
وكالات متخصصة في إيجاد مثل تلك الأماكن
مكاتب سياحية محلية

سلسلة فنادق
دليل التجارة
المجلات التجارية
مرشدين عن الفنادق ) سيكلفونك الكثير(
المكاتب الاستشارية المتخصصة في المؤتمرات
الجمعيات والاتحادات المحلية للمؤتمرات المحلية 
دليل التليفون الخاص بمجال الأعمال
الإنترنت
وكالات إدارة المؤتمرات
شركات الإخراج
زملاؤك

 

    تقدم كافة سلاسل الفنادق الرئيسية تسهيلات كبيرة في البحث عن مثل تلك الأماكن ولا شك أنك ستحدد من خلال تلك الفنادق ما هو أنسب مكان لك بحيث يتفق مع ما تحدده من معايير ويتماشى في الوقت نفسه مع ميزانيتك.

 

فإذا أردت أن يقوم أحد هذه الفنادق: فندق Marriot أو فندق Hilton – على سبيل المثال – بدور الوسيط، فاجعلهم يجرون المكالمات لك كي يحددوا كل شيء.

 

    يوجد في غالبية دول العالم المتقدمة والمنتشرة في كافة أنحاء العالم، على الأقل دليل مستقل واحد شامل للفنادق والمنشآت المخصصة لإقامة المؤتمرات.

 

لا يتوافر في ذلك الوقت الحاضر المطبوعات والمنشورات التي تأخذ شكل الكتب، بل يوجد أيضًا CD-ROMs،وفي بعض الحالات تستخدم مواقع الإنترنت لتسهيل عملية البحث لوجود العديد من المراجع.

 

سيدلك محرك البحث الرئيسي عن الموقع المناسب لك على الإنترنت وذلك على الرغم من اضطرارك إلى تسجيل التفاصيل التي ترغب في الحصول عليها بمجرد أن تتصل بموقع الإنترنت.

 

من الطبيعي أن تقدم تلك المراجع معلومات مفصلة عن موقع مكان عقد المؤتمر وتصميمات القاعات والغرف والبيانات الفنية والعدد المثالي والمناسب للأحداث التي يحضرها الكثير من الأفراد مثل الاجتماعات والمؤتمرات والاتفاقيات وغيرها.

 

    تتمثل أكبر ميزة في CD-ROMs في قدرته على فرز وتحديد الأماكن من خلال استخدام عدة معايير بسرعة بالغة (مثل عرض القاعة وحجمها وغيرها)، مما يسمح لك بعمل قائمة مختصرة بالأماكن التي ترغب فيها ثم تنتقي الأنسب منها.

 

يمكن أن يكون هذا الإجراء متعبًا وشاقًا إذا لجأت غلى الدليل المطبوع. فبإمكان وضع ميزانيتك التي تناسب مكان معين دون الكشف عن هويتك من خلال ما ينشر في CD-ROMs من أسعار القاعات. لاحظ أن CD-ROMs يتم تجديد ما بها من معلومات وبيانات كل ثلاثة أشهر. يقدم CD-ROMs نسخة مراجع مرئية في حالة تعطل النظام به.

 

    إلا أن الدليل الذي تم تجميعه من هيئات مستقلة يمكن أن يقدم معلومة مهمة من خلال النظرة الأولى المتفحصة فيه عن مكان عقد المؤتمر وذلك إذا كنت تبحث عن نمط معين من الأمان.

 

ينطوي هذا الدليل على أهمية وفائدة كبيرتين ولاسيما فيما يتعلق بالمنازل التاريخية والمباني الحكومية والتي ربما لم تنشر في الدليل التقليدي.

 

علاوة على ذلك، يوجد عدد من الفنادق المستقلة والتي تسوق لأنفسها معًا (  Small Luxury Hotels على سبيل المثال) وهي فنادق عالمية وتستهدف نوعًا معينًا من الرواد والنزلاء.

 

    يجب أن تضع في اعتبارك أن هذا الدليل يجني المال من خلال ما يقدمه من إعلانات واشتراكات القراء، لذا فلا يوجد دليل شامل بمعنى الكلمة. ربما رغبت في زيادة مصادر بحثك من خلال عمل مسح شامل لكافة المجلات التجارية كي تكشف أماكن أخرى أو لتحصل على المزيد من المعلومات عن الأماكن التي تم تحديثها أو تطويرها كي تستوعب عددًا أكبر من الوفود.

 

    إذا بدا لك كل هذا أنه عمل شاق وكثير وعرفت جيدًا أنه ما يزال أمامك مهمة إخراج وقائع المؤتمر.

 

تقوم هذه الهيئات والشركات بمهمة الوكالة المتخصصة في إيجاد أماكن عقد المؤتمرات من حيث حصولها على عمولة من مسئولي تأجير تلك الأماكن، أما أنت فتقدم لك خدماتها دون مقابل.

 

نظرًا لأن تلك الشركات والهيئات قد أتاحت الكثير من الأماكن للكثير من عملائها، فغالبًا ما يكون لديها معلومات سابقة عن تلك الأماكن وكيفية العمل بها بما في ذلك مستويات الخدمة.

 

بالرغم من أن هذا يعتبر أكثر الأماكن التي يتوافر فيه أحث التكنولوجيا الفنية، فإنه غير مفيد بالمرة إذا لم يعرف الموظفون والقائمون على خدمة معينة كيف يعاملون وفودك بالشكل اللائق أثناء عقد المؤتمر. وكما هو الحال في غالبية الخطط التسويقية، ربما لا تتمكن من الوصول غلى الحل الصحيح من خلال البحث المكتبي.

 

        فكيف لك أن تتأكد من تناسب مكان عقد المؤتمر لما تطلبه من احتياجات؟ تتمثل الاجابة ببساطة شديدة في ذهابك إلى المكان ورؤيته وفحصه بنفسك.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+