متطلبات قاعة عرض المؤتمر

متطلبات قاعة عرض المؤتمر

يشتمل مكان الإقامة على وجود مكان فسيح بالقدر الكافي لقاعة عرض المؤتمر. ربما تكون قد توصلت إلى مكان ما لتقيم فيه مؤتمرك مع وجود قاعة عرض ممتازة، إلا أنك تفاجأ أنها غير متاحة كي تجرى عليها بعض التجارب قبل منتصف الليل في اليوم السابق لعقد المؤتمر.حتى إذا قررت أنه بإمكانك التغلب على هذا العائق، فسوف تفاجأ أنت وطاقم العمل معك بأن الإستعداد لإجراء التجارب قد بدأ بالفعل وأنه لن يسمح لك بالدخول قبل الثالثة ظهراً.

 

ربما كانت تلك مشكلة كبيرة إذا كان من المفترض أن تصل الوفود في الساعة الثامنة مساءً، لتناول القهوة مثلاً.

 

فإذا كان الغرض من موضوع العرض في المؤتمر( هو الإعلان عن سيارة جديدة، على سبيل المثال)،  فإن ذلك يعني أنه ليس بإستطاعتك أن تعيد تريب أجهزة ومعدات الإخراج على نحو سريع، فربما تجد نفسك قد تجاوزت مانصت عليه بنود العقد الذي أبرمته مع إدارة الفندق وتكون مضطراً وقتها إلى تحمل التعويضات والتكاليف الكبيرة لمد فترة إقامة المؤتمر.

 

تتسم الفنادق بالمرونة الكافية وستحكم على كل ظرف وحالة تقابلها مثل هذه الحالة كي تستفيد منها في الموقف الخاص بها، على الجانب الآخر تجد مراكز المؤتمرات أكثر تشدداً، إذا لم تلتزم بكافة بنود عقد تأجير القاعة.

 

مكان إستراحات الوفود :

     إلا أن قاعة المؤتمر لا تكفي وحدها. فمن الطبيعي أن تقدم للوفود المشاركة مشروبات مثل الشاي أو القهوة بمجرد الوصول إلى غرفة منفصلة عن قاعة الإجتماعات، وذلك قبل بداية أعمال المؤتمر وأحياناً أيضًا بعد إنتهاء أعمال المؤتمر.

 

فإذا كان عمل المؤتمر مستمراً طوال فترة النهار، فيجب عليك أن تعد مكاناً لتقديم وجبة الغداء أو أي وجبة أخرى.

 

إلا أن ذلك لن يمثل لك أية مشكلة في حالة ما إذا كان عدد الوفود يقل عن 50 فرداً، أما بالنسبة للمجموعات التي قد يصل عددها إلى  150أو أكثر،فيمكن أن تكون غرفة أو قاعة الغداء عاملاً مؤثراً للغاية في إختيار مكان إقامة المؤتمر.

 

نوع الأسِرَة في حالة إقامة الوفود :

   يوجد عامل آخر يتجاهله الكثير من منظمي المؤتمرات ألا وهو نوع الأسِرَة المطلوبة في حالة إقامة الوفود أو كما اصطلح على تسميته "تجهيزات الغرفة".

 

فستعتاد الوفود على نوع معين من الغرف عندما يكونوا بعيدين عن منازلهم، فكم من الغرف المخصصة لفرد واحد (الفردية) والمخصصة لفردين (المزدوجة) تحتاج إليها؟ وفي هذه الحالة، كم من الغرف المزدوجة تحتاج إلى أن تكون مزودة بسريرين بدلاً من سريرين مزدوجين؟ أحياناً ماي عتمد السعر الذي تفاوض وتساوم عليه، على قبول الوفود لتلك الأسِرَة على أساس أنك تفضل الفنادق كمكان لإقامة مؤتمرك.

 

يعني هذا أنك ستضطر أحياناً إلى دفع المزيد من النفقات والتكاليف للغرف المطلة على البحر أو للغرف عالية المستوى أو حتى للأجنحة.

 

قليل من الفنادق هو مايقدم عدداً كبيراً من الغرف الفردية في الوقت الحالي، لذا عليك أن تكون مستعداً تماماً للجوء إلى إستخدام الغرف المزدوجة في حالة عدم وجود غرف فردية شاغرة وذلك إذا لم تستطع أن تطلب من الوفود أن يشاركوا بعضهم البعض في الغرف المزدوجة.

 

    ربما يكون التدخين أيضاً بمثابة مشكلة بالنسبة لك علية أن تحذر منها للغاية. ذلك إذا كنت مضطراً إلى أن تخصص غرفة لعضو من الوفود يعارض التدخين بشدة في طابق من الفندق جميع  نزلائه من المدخنين.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+