مراجعة تكاليف المؤتمر الثابتة

قائمة مراجعة التكاليف الثابتة:

تعد معدات الإخراج ومكبرات الصوت وطاقم الإخراج بمثابة أهم و أكبر العناصر في التكاليف الثابتة لأي مؤتمر. لذا، عليك أن تكون مدركًا للبنود والعناوين الرئيسية لكل من هذه العناصر.
لابد أن تدرك أن كل تكاليف الإخراج يجب النظر إليها على أنها ضمن التكاليف الثابتة، وذلك على الرغم من إحتمالية وجود درجة عالية من المرونة والحركة في ميزانية الإخراج وذلك لتغير الإتجاهات الإبداعية وإضافة الجديد من الأفكار أو عدم العمل بها .

 

عليك أن تكون على وعي وإدراك كاملين بالعناصر التالية وذلك فيما يتعلق بالعناوين الرئيسية.

 

العرض:

    تشتمل تكاليف العرض على ما يلي:
    شاشات وآلات عرض فيديو وآلات عرض جانبية و مشغل الفيديو(مشغل فيديو إحتياطي) وشاشة معاينة ووحدة توصيل المعلومات وجهاز تغيير وضع الكاميرات ومؤشرات ليزر ومحولات ومناضد ونسخ من التوزيع وغيرها .

 

الصوت:

    تشتمل التكاليف على ما يلي: مكبرات للصوت وميكروفونات للمناضد وميكروفونات تعلق في رابطات العنق الخاصة بالوفود وميكروفونات محمولة ومشغل الأقراص المضغوطة ونظام الصدى ونظام q-lite system ومحولات ورسوم حقوق تسجيل الموسيقى وغيرها .

 

التصوير:

    تشتمل التكاليف على ما يلى: التصميم وإخراج الصورة _ وسواء أكانت الصورة بجوانب طولها 35 مم أم صور إلكترونية، تعتمد التكاليف على متوسط الوقت ولتفترض المقياس العام 150 صورة لمؤتمر في مجال الأعمال استغرق حوالى ست ساعات.

 

علاوة على تكاليف إضافية للصور المركبة والمتحركة وغيرها من إجراءات التدريب على إستخدام مكبرات الصوت والتدريب عليه في موقع المؤتمر نفسه أو خارج الموقع والخرائط الجانبيه وأدوات الكتابة وغيرها .

 

الإخراج:

    تشتمل التكاليف على ما يلى: التصميم والمناضد والرسومات البيانية والسجاد والمفروشات ومنطقة جلوس الوفود ومانعات سقوط قطرات المطر وتزيين القاعة وخطط لتصميم الأرضية وخطط تم مراجعتها للتصميم وغيرها .

 

    الإضاءة:

تشتمل التكاليف على ما يلي: التصميم وتأجير الأدوات وعملية تركيب هذه الأدوات وطاقم العمل الخاص بالنقل والمواصلات وتركيب أجهزة الإضاءة ثم إزالتها وغيرها.

 

طاقم العمل:

    تشتمل التكاليف على ما يلي؛ طاقم العمل بقاعات المؤتمر وطاقم إزالة أجهزة الإضاءة وطاقم النقل والمواصلات وورديات العمل( تعويض أو أجر) لكل عضو بطاقم العمل وطاقم عمل فيديو البث المباشر ومدير الإضاءة وفني الصوت وفني الصورة وغيرهم.

 

رسوم ونفقات التأمين:

تشتمل هذه التكاليف على : أجر المخرج ورسوم آلة العرض ونفقات الطوارئ لتكاليف الإدارة التنفيذية (لتكن نسبة 3% أو أي نسبة أخرى يتفق عليها) هذا فضلاً عن نفقات التأمين على الأجهزة والأدوات المستخدمة.

 

    لاحظ أنه ليس من الضروري أن يشتمل كل مؤتمر على جميع هذه التكاليف، إلا أن القاعدة الذهبية كي تنجح في تنظيم مؤتمر، تنص على وضع ميزانية ثابتة بمجرد أن تلقى الموافقة على الميزانية.

 

فلابد وأن تكون الأوجه التي تفرط في الإنفاق عليها، مصدرها من تلك التي حددتها من قبل. من الأفضل لك أن تقصر عملية التفاضل والمساومة بين عناصر الإخراج وإلا سيتأزم الموقف سيصعب عليك أن تغطي الإنفاق الزائد على الإخراج أو تأجير الأجهزة والآلات.

 

إرسال الدعوات للوفود المشاركة:

    سواء كانت دعواتك آخذة شكل رسالة بريدية مباشرة أم بطاقة وسواء كانت مشتملة على فحص لمدى دقة قائمة المدعوين أم تلجأ إلى دعوتهم تليفونيًا، فلابد وأن تكاليف ذلك سيتم تحديدها مرة واحدة وذلك بغض النظر عن عدد الوفود المشاركة في المؤتمر.

 

عليك أن تجعل من ضمن عناصر ميزانيتك تكاليف أية إعلانات أو لاصقات أو أية أنشطة متابعة من شأنها أن تدعم من إستجابة الوفد وذلك أثناء إتفاقك على مواعيد تعاقدية متعددة للإنتهاء من أعمال المؤتمر

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+