مراجعة تكاليف المؤتمر

قائمة مراجعة التكاليف المتغيرة  :

غالبًا ما تحتل التكاليف المتغيرة الجزء الأكبر من ميزانيتك، لذا عليك أن تفحص بنود تلك التكاليف بعناية ودقة بالغين . فإذا وجدت تغيرًا جوهريًا منذ البداية فيما يختص بالعدد المتوقع للوفود (كما هو الحال بالنسبة لمؤتمر موظفي التوزيع )، فعليك أن تحصل على موافقة الإدارة العليا بشأن متوسط متغير للميزانية الكلية . إن أسوأ ما يواجه منظمي المؤتمرات هو محاولة الوصول بعدد الوفود المشاركة في مؤتمر ما إلي 500 فرد في مؤتمر قد صمم ووضعت ميزانيته في الأصل كي يحضره 300 فرد .

 

ربما أسعد ذلك رئيس القسم التنفيذي – إلا أنه لن يكون بنفس درجة السرور هذه عندما تعلن له عن حجم الإنفاق الزائد والذي لم يوافق عليه كي يكون ضمن الميزانية الكلية .يمكن أن تشتمل التكاليف المتغيرة على الآتي :

المأكولات والمشروبات
إقامة الوفود
تكاليف سفر الوفود
المطبوعات الخاصة بالوفود ومأكولاتهم مثل قوائم الطعام والموائد
الزهور على موائد الطعام
الهدايا التي تمنح لهم في غرف إقامتهم وعلى موائد الطعام
البقشيش / الخدمات
 أجرة نقل الحقائب وغيرها
 صالة إنتظار السيارات، إن وجدت
 التأمين على سيارات الوفود
ضربية الإستهلاك، إذا تم العمل بها
 برنامج الزملاء من الوفود

 

    إذا لم تكن تدبر مؤتمرًا يتميز بالنظام مع وجود تحليل رائع ووجيه لنماذج التكاليف المعدة سابقًا، فعليك أن تتجنب إنفاق أية أموال زائدة والتي من الممكن أن تترتب على حضور عدد أقل من المتوقع حضوره من الوفود التي أكدت على الحضور .

 

فأغلبية الوفود تترك موضوع التأكيد على الحضور لوقت متأخر،من وجهة النظر التنظيميه .

 

والذي يترتب عليه غالبًا أن يسرعوا في إجراءات التسجيل في الأسبوعين الأخيرين – في الوقت الذي ربما أنفقت فيه ما خصصت من تكاليف متغيرة علي عناصر التكاليف الثابتة .

 

فكيف لك أن تتعامل مع وجود نفقات لأمور لم تكن  في الحسبان مطلقًا ؟ عليك أن تضع ميزانية طوارئ .

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+