معالجة أفكار وموضوعات المؤتمر

كيفية معالجة أفكار وموضوعات المؤتمر

بعد أن تجد أنسب الأماكن لإقامة مؤتمرك، يجب عليك أن تفكر فيما سيطرح فيه من أفكار وموضوعات ورؤى وأسلوب.
يبالغ الكثيرون حينما يقولون بأن المؤتمر الذي يطرح موضوعات وأفكار إبداعية يمكن عقده من خلال استخدام آليات وأجهزة عالية التكاليف وقاعة يتكلف تأجيرها الكثير. ربما كانت الأفكار الإبداعية والرائعة لعرض موضوعات المؤتمر هي التي تكلف مالاً أكثر. إن من صميم عملك كمنظم مؤتمرات أن تدير عملية عرض الأفكار الإبداعية على النحو الذي لا يهمل محتويات البرنامج الجوهرية كي تناقش كآخر شيء في جدول الأعمال. فأنت تعد الصوت المعبر عن الوفد في مهمة تنظيم مؤتمرات المؤسسة وغالبًا ما يشوب تلك المهمة بعض الالتباسات والضغوط.


هل ستحتاج إلى مساعدة منظم محترف في إخراج العرض؟

لقد حددت بالفعل الأهداف التي سيسعى المؤتمر إلى توصيلها، لكن هل ستخطو من غير خطط سابقة ودون مساعدة من الآخرين وتجعل محتوى برنامج المؤتمر يشكل طريقة العرض أم أنه ينبغي عليك اللجوء إلى منظم مؤتمرات محترف وتطلب منه من النصائح والإرشادات ما يساعدك في هذا الشأن؟ والأكثر صلة وارتباطًا بصلب هذا الموضوع، من أين لك أن تأتي بالمعدات الفنية كي تتمكن من إخراج العرض؟

 

القيام بذلك من غير أية مساعدات:

فيما يتعلق بالكثير من المؤتمرات الأصغر حجمًا، فدائماً ما تلغي فكرة اللجوء إلى طاقم إخراج من خارج المؤسسة نظرًا لما ستتحمله المؤسسة من التكاليف الباهظة.

 

فإذا لم يتم تحديد ميزانية المؤتمر بعد، فسيصبح عليك حينها أن تفكر في كيفية التعامل مع أدوات الإخراج – والتي تتمثل في معدات وأجهزة الإخراج والإضاءة والميكروفونات ومعدات العرض – والتعامل أيضًا مع البرامج المتمثلة في صور الشاشة ومكبر الصوت وما يمكن أن تقوله الوفود.

 

    تعد عملية تأجير هذه المعدات بالأمر البسيط نسبيًا وليست مكلفة على الإطلاق. إلا أنه على الرغم من ذلك، فإذا لم تتمتع بخلفية ومعلومات جيدة فيما يتعلق بالإخراج الفني، فمن الصعب بالفعل تحديد ما هو مطلوب من تلك المعدات والأجهزة.

 

فمنظم غير محترفٍ، يمكن أن يهتدي إلى ضرورة وجود منصتين (ويلزم بالطبع ميكروفونين على هاتين المنصتين) ويلزمهما كشافين أو مصدرين للضوء لإنارتهما وشاشة أو فيديو لعرض الصور ونظام صوت لعرض كلمات الوفود ومنطقة مسرح مرفوعة إلى حد معين بحيث تتمكن الوفود من رؤية ما يحدث، هذا علاوة على ستارة مسرح خلفية كي تؤدي دور الخلفية.

 

    لن يستغرق الأمر مده طويلة حتى تدرك أن الأمر ليس مقتصرًا على المعدات والأجهزة الفنية فحسب. فعلى الأقل، أنت بحاجة إلى فني يعرف أي نوع من المعدات يمكن أن يناسب مؤتمرك بصفة خاصة.

 

توفر العديد من شركات تأجير المعدات والأجهزة تلك الخدمة وترسل فنيًا مع المعدات وتعتبر هذه الخدمة مناسبة تمامًا و كافية في الوقت نفسه فيما يتعلق بالمؤتمرات الصغيرة _ شريطة أن تكرس نفسك في اليوم السابق على إفتتاح أعمال المؤتمر لمتابعة وتوجيه ذلك الفني توجيهًا دقيقًا عما سيحدث في اليوم التالي.

 

فإذا كان من الضروري استخدام الإضاءة ونظام الصوت، فستحتاج وقتها إلى اثنين من الفنيين.

 

فغالبًا ما يتضح أن مهمة توجيه هذين الفنيين أكثر صعوبة مما تخيلتها. في هذه الأثناء، يرغب رئيس القسم التنفيذي في عمل تجارب على ما سيقوله في المؤتمر مرة أخرى بينما يجب عليك أن تشرف على تقديم المشروبات من القهوة والشاي للوفود المشاركة بمجرد وصولهم وآلة عرض الفيديو التي أجرتها قد نتج عن استخدامها مشكلة في الكهرباء وغيرها من المشكلات التي قد تواجهك في آن واحد.

 

إن الرسالة واضحة وبسيطة، ألا وهي إذا رغبت في إخراج عرض على مستوى محترف فلابد لك أن تطلب مساعدة منظم مؤتمرات محترف.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+