مناقشة برنامج المؤتمر

تمثل زيارتك لفحص مكان عقد المؤتمر نشاطًا يصاحبه العديد من الأهداف. فيجب أن تكون مستعدًا لمناقشة برنامجك للمؤتمر ولو في شكل وحيز يجب أن تتأكد مرة أخرى من أدق التفاصيل مثل: عدد أيام البروفات أو تجريب القاعة والتأكد من مداخل القاعة وضوابط وقيود الدخول والمشروبات المقدمة للوفود وأماكن الاستراحات ورسوم نقل الأمتعة، وفي حالة إقامة الوفود في فندق مثلاً، والولائم وغيرها من الأشياء الضرورية. إذا كنت ترغب في حجو غالبية الغرف والأجنحة الموجودة في ذلك الفندق،

 

فلابد أن تتأكد من قدرة مطابخ الفندق على الوفاء باحتياجات الوفود. فمما لا شك فيه أن سلوك المجموعة المكونة من 250 من النزلاء والذين يؤدون نفس العمل أو نفس الشيء يختلف بشدة عم سلوك النزلاء الفرادي.

 

فيجب عليك أن تتأكد من أمور معينة مثل: خدمة الغرف أو الوجبات أثناء عدم انشغال الوفود بأعمال المؤتمر ويجب أن تنظر إلى مثل هذه الأمور بشكل عملي.

 

فلابد وأن يكون سلوك من يتعامل من الموظفين والعمال مع الوفود لائقًا ولاسيما المختصين بتقديم المشروبات لهم، ولابد وأن يتناسب عدد هؤلاء الموظفين والعمال مع عدد الوفود، فأحيانًا لا ترغب الفنادق في زيادة عدد العمال المختصين بتقديم المشروبات للوفود على الرغم من معرفتها أنه ربما يصل عدد الوفود إلى 100 فرد أو أكثر ممن يرغبون في السهر لوقت متأخر.

 

ما هو الاختيار الثاني؟

    إذا انتابك أي شك في أمر يتعلق بمكان عقد المؤتمر، فيجب أن تتجه إلى الاختيار الثاني. تتمثل أفضل الطرق لاكتشاف ما إذا كان المكان الذي اخترته سيقي بمتطلباتك أم لا، في سؤالك من استخدام ذلك المكان من قبلك لنفس الغرض.

 

فمن الطبيعي أن يسر مسئولو تأجير مكان عقد المؤتمر بعملائهم الذين يقدمون تقارير مفادها أنهم راضون عن المكان، لذا عليك بقراءة تلك التقارير. لكن، عليك أن تعي جيدًا أنه نت الطبيعي ألا يقدم هؤلاء المسئولين تقارير تفيد عكس ذلك أي عدم رضاء العملاء عن المكان.

 

ولتسأل زملائك عمن استخدموا ذلك المكان من قبل. إذا كنت عضوًا في جمعية تجارية أو اتحاد تجاري، فعليك أن تتصل بنظيرك في مؤسسة أخرى وتطلب منه النصيحة في هذا الشأن.

 

فمن الطبيعي أن يكون في كل الاتحادات التجارية أعمال سكرتارية تقدم قائمة بأسماء منظمي المؤتمرات ذوي الخبرة الواسعة والعالية والذين غالبًا ما تكون خدماتهم بلا مقابل فيما يتعلق بأي مكان لعقد المؤامرات. 

 

    لقد اخترت مكان عقد المؤتمر، فما هي الخطوة التالية؟ عليك أن تعمل على توصيل الرسالة التي يرغب المؤتمر في توصيلها إلى الوفود والتي لابد وأن يعوها ويذكروها بشكل دائم.

 

الملخص:

عليك أن تحدد متوسط عدد أيام لإقامة المؤتمر.

 

عليك أن تحدد الموقع أو المنطقة المتوقع إقامة المؤتمر عليها.

 

عليك أن تقدر احتياجات إقامة الوفود.

 

عليك أن تزور مكان إقامة المؤتمر وتفحصه بنفسك جيدًا.

 

عليك أن تحصل على النصيحة من منظمي المؤتمرات المحترفين ومن زملائك أيضًا.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+