منظمي المؤتمرات المحترفين

عندما يزيد عدد الحاضرين على 100:

عندما يزيد عدد المشاركين في المؤتمر عن 100 فرد، يصبح من الضروري للغاية الاستعانة بخدمات منظمي المؤتمرات المحترفين، وذلك حتى فيما يتعلق بانتقاء مكان عقد اجتماعات المؤتمر. فبوسع وكالة إخراج المؤتمرات القيام بالعديد من المهام التي تعطي مجتمعة أفضل فرصة للإعلان عن أهداف المؤتمر وتوصيل رسالته.
فدائمًا ما تبدأ عملية تنظيم وإدارة المؤتمر من خلال مناقشة مطولة لما يسعى إليه رعاة المؤتمر من أهداف من وراء عقد المؤتمر وطرح موضوع مرتبط بتلك الأهداف.

 

ثم تتمثل الخطوة التالية في عملية إرسال الدعوات إلى الوفود المشاركة في المؤتمر وفي تلك الأثناء، ربما تكون قد اهتديت إلى تحديد شعار المؤتمر وتحديد الخطوات التنظيمية الكلية لأعمال وبرنامج المؤتمر.

 

ربما تتواجد أمامك الكثير من الاختيارات فيما يتعلق بمكان إقامة المؤتمر وليس اللجوء إلى الفنادق الفاخرة فحسب. ثم تؤدي مناقشة برنامج المؤتمر إلى التفكير في أسلوب العرض والسماعات الخارجية والإضاءة الخاصة والترتيبات الموسيقية والعرض الفني وما يستلزم ذلك من معدات وأجهزة.

 

ربما ترغب في استمرار تصنيف أعمال المؤتمر وتحديد الموضوع الذي سيتم مناقشته حتى في مأدبة الغداء للوفود كي تتمكن من توصيل رسالة المؤتمر. أما بعد انتهاء أعمال المؤتمر، فربما ترغب في عمل بحث مستقل كي تتأكد من أن المؤتمر قد حقق أهدافه التي أعلن عنها. يجب عليك أن تناقش كل تلك الأمور وغيرها مع وكالة إخراج المؤتمرات.

 

توجد العديد من درجات التكاليف المتغيرة والمتعلقة بالاستعانة بالخبراء في أي من تلك الخطوات. غالبًا ما يمثل الحد الأدنى لأجرهم حوالي نسبة 20 % من إجمالي ما سيتم إنفاقه.

 

هذا علاوة على أن العديد من وكالات إخراج المؤتمرات غالبًا ما تحدد أجرها الثابت والحد الأدنى له فضلاً عن تحديد أجور متغيرة طبقاً لأعداد الوفود قبل قبول العرض بإخراج المؤتمر.

 

وكونك واضحًا فيما يتعلق بإعلام هذه الوكالات عن ميزانيتك أثناء المناقشات الافتتاحية.

 

سيساعد الوكالة على تحديد ما إذا كانت قادرة على الالتزام بالموارد التي يحددها مستوى نفقاتك وتكاليفك أم لا. فإن لم تكن قادرة، فمن الطبيعي أن يقترحوا عليك شركة أو استشاري آخر يمكن ألا يكلفك الكثير.

 

بافتراض أنك قد حددت أهدافك ووضعت ميزانيتك وحددت مكان عقد المؤتمر، فأنت بحاجة إلى إصدار ملخص تقدمه للوكالة المناسبة والتي ستخرج مؤتمرك.

 

ستكون كافة العناصر الموجودة بالملخص عناصر نموذجية وقابلة للتطبيق ويجب عليك أن تقدم هذا الملخص على الأقل لوكالتين يتنافسا على إخراج مؤتمرك . وأن يغطي هذا الملخص على العناصر التالية :
مكان أو أماكن عقد المؤتمر
موعد أو مواعيد عقد المؤتمر
الأهداف
مواصفات الوفود
عدد الوفود
البرنامج المتوقع لأعمال المؤتمر
تقرير عن حدث سابق (حالي ) مشابه للمؤتمر
استجابة الوفود وموعد حضورهم
دليل الميزانية
مصادر الحصول على المزيد من المعلومات عن المؤتمر

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+