منظم المؤتمرات المحترف

متى يجب عليك طلب مساعدة منظم مؤتمرات محترف؟

أوضح بحث أجرى على استخدام المؤسسات لأطقم الإخراج بها، أن غالبية المؤسسات تجري من خمسة إلى ستة مؤتمرات في السنة وهو عدد كبير عندما تدرك أنه لا يوجد طائل من وراء تكاليف عقد تلك المؤتمرات ( الرسوم وتكاليف تأجير المعدات والأجهزة والتعويضات وغيرها)  التي لا تعطي أي مبرر لكل تلك التكاليف بمجرد انتهاء أعمال المؤتمر (هذا باستثناء صور الكمبيوتر الشخصي التي تم استخدامها). إلا أنه يجب أن تدرك أن كل حدث – سواء كان مؤتمرًا أو اجتماعًا أو غيره - يحتاج إلى المستوى المناسب من التكاليف.

 

عندما يكون عدد الحضور من الوفود أقل من 30:

عندما يكون عدد المشاركين في مؤتمر ما 30 فردًا أو أقل، فإن الاستخدام الأكثر فاعلية فيما يتعلق بالموارد هو السماح للفندق أو لمسئولي تأجير مكان عقد المؤتمر بتوفير المعدات والأجهزة اللازمة للمؤتمر، فهذا على الأقل يجعل المسئولية تقع على عاتق هؤلاء المسئولين لضمان عمل تلك المعدات والأجهزة.

 

وأحيانا ما تلجأ الفنادق الكبيرة إلىتأجير المعدات والأجهزة من مورد محلي شهير، والذي سيهتم بدوره بالتأكد من عمل وتشغيل تلك المعدات والأجهزة على النحو السليم.

 

عليك بالحضور وقت تسلم تلك المعدات والأجهزة وذلك كي يتسنى لك فهم وادراك كيفية تعديل درجة الصوت أو تشغيل الجهاز وغلقه، ولاسيما فيما يتعلق بأجهزة الفيديو ومشغلاتها.

 

عليك أن تتأكد من توافق تلك المشغلات مع أنواع الشرائط التي ترغب في تشغيلها، وعليك أيضًا أن تدون أي قناة قد أدرت المشغل عليها. فغالبًا ما تكون  أكثر شكاوي العملاء الذين يؤجرون معدات المؤتمر متمثلة في عملية الضبط غير الصحيح للقنوات.

 

عليك أن تعي جيدًا عندما تؤجر آلة عرض فيديو ذات شاشة كبيرة، أن عملية تجهيز الآلة للعمل تستغرق وقتًا وكذلك الحال أيضًا بالنسبة لضبط الصورة – فعليك أن تضع ذلك الوقت في حسبانك كي لا تتأخر في عملية تشغيل الآلة، ويجب أن تكون على دراية بهذه المعلومات وغيرها عندما تتسلم تلك المعدات والآلات فبل افتتاح أعمال المؤتمر.

 

يجب عليك أن تفحص جيدًا آلات العرض الجانبية كي تحصل على سلاسة في عملية التشغيل. ربما يحدث نوع من الازدحام عند المدخل الرئيسي للقاعة وذلك قد يرجع إلى وجود آلات ومعدات كبيرة الحجم، فعليك التأكد من عدم حدوث أي خلل أو عطل فيها وتأكد من تشغيلها قبل مغادرة فني الأجهزة الذي ترسله الشركة التي تؤجر منها تلك المعدات والاجهزة.

 

عليك أن تتأكد جيدًا من التركيب السليم لجميع المعدات والآلات ولاسيما آلات العرض الجانبية.

 

إن من الحنكة والمهرة أن تضع معدات وآلات العرض خلف الشاشة وذلك حتى لا يسمع حاضري المؤتمر أي تشويش أو أصوات صادرة من المعدات الفنية والتي من شأنها أن تزعجهم وتعطل سير المؤتمر وما يعقد فيه من اجتماعات.

 

ستحتاج إلى تأجير آلة عرض خلفية وليس أمامية، وذلك لاختلاف كل منهم عن الأخرى من حيث التصميم.

 

أخيرًا، إذا كان لديك من التكنولوجيا ما يمكنك من إخراج وعرض الصور على جهاز الكمبيوتر الشخصي، باستخدام نظام Power Point أو غيره من الأنظمة، فيجب أن تتأكد من درايتك التامة بكيفية تشغيل أي أجهزة كمبيوتر شخصي أخرى أو أقراص وذلك في حالة ما إذا أصر المتحدثون في المؤتمر على إحضار أجهزتهم الخاصة بهم.

 

فليست كل أجهزة الكمبيوتر الشخصي يمكنها العمل بتوافق مع كافة آلات العرض. فالأفضل أن تتأكد من سلمة كافة تلك الأجهزة واتفاقها في العمل مع آلة العرض.

 

وذلك من عدم قدرتك على تقديم آلات العرض الجانبية على الضيوف المهمة للمؤتمر. عليك أن تتأكد دائمًا من نوع آلات العرض التي سيحتاجها أي من المتحدثين في المؤتمر.

 

فكثيرًا ما فسدت الكثير من العروض وكان السبب هو طلب كل متحدث لأنواع مختلفة من الأجهزة (مثل آلات عرض جانبية وجهاز الكمبيوتر الشخصي وغيرهما) ولم يكن في قدرة منظم المؤتمر توفير هذه الآلات والأجهزة كلها في آن واحد بمجرد أن طلب هؤلاء المتحدثين هذه الأجهزة (ناهيك عما يترتب على ذلك من التعطل والتوقف الحادث عندما يتم تشغيل النظم عدة مرات بين المتحدثين).

 

الاستعانة بمخرج:

     إذا كان ينتابك الشك فيما يتعلق بعمل أي معدة أو جهاز أو لم يكن لديك الوقت الكافي كي تستفسر عن طريقة تشغيل كل منها، فعليك وقتها أن تستعين بمخرج مؤتمرات والذي سيتولى بدوره كافة المسائل الفنية.

 

ربما كان لدى الفندق أو شركة تأجير الأجهزة استشاريين توصيك بالاستعانة بهم، وذلك يعتمد على نوع العرض الذي ستقدمه.

 

توجد عدة كتيبات مجانية بها العديد من الإرشادات والتي تتعلق بكيفية استخدام المعدات والأجهزة الفنية والتي تحصل عليها هذا العمل بمفردك دون الاستعانة بأي استشاريين، هو أن تتأكد بنفسك ودون معرفة أية فرد جوانب القاعة في آن واحد، لذا فكر في كيفية إغلاق الأنوار إذا كنت في جانب من جوانب القاعة  التي يوجد بها آلة العرض او خارج القاعة عندما تكون مشغولاً بتقديم المشروبات للوفود. لابد وأنه لن يكون بمقدورك عمل تلك الأشياء وحدك دون الاستعانة بمخرج أو فني.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+