وسائل الإعلام و نقل المؤتمرات

برنامج المؤتمر :

يمكنك أن توصل رسالة المؤتمر من خلال وسيلة الإعلام التي تستخدمها، أوضح تلك الحقيقة Marshal McCluhan  عندما علق على تاثير التلفزيون كوسيلة إعلام في نقل المؤتمرات والإجتماعات في الستينات من القرن العشرين. فيمكن أن يؤثر شكل المكان الذي تعقد فيه مؤتمرك على مدى إدراك المشاهدين لما ترغب في توصيله من رسائل من خلال المؤتمر.فإذا كان هدفك الأساسي منصباً على تنظيم إجراءات تتسم بأنها تحد من التكاليف وإقتصادية في النفقات بشكل عام، فلن يكون منزل أثري بالمكان المناسب مطلقاً لإقامة المؤتمر.

 

إذا كانت شركتك شركة ذات تكنولوجيا عالية وترغب في طرح منتج جديد إلى الأسواق وترغب في الإعلان عنه من خلال وسائل الإعلام، فإن الفندق المتهالك القديم غير المتماشي مع التطورات الحادثة في عالم الفنادق، لن يعطي للمشاهدين الإنطباع الذي ترغب شركتك فيه.

 

يعني هذا أنه إذا اشتمل جزء من برنامجك لعقد مؤتمرك على عدد من المواسم التي تكون فيها الأوضاع متدهورة في الفنادق – وهذا هو الحال مع مؤتمرات الصناعات الدوائية، على سبيل المثال، فيجب عليك حينذاك أن تجد المكان الذي يمكن أن يعرض لك أكثر من مجرد عدة غرف نوم بأسِرَة متهالكة.

 

    إذا كانت عملية الإبداع في تناول موضوعات المؤتمر وفن العرض لك كمنظم للمؤتمرات يمثلا لك عنصراً مهماً وحيوياً لعملية الاتصال والتواصل مع الوفود، فإن اختيار المكان الذي تعقد فيه مؤتمرك ستحدده المتطلبات الفنية لعناصر تقديم وعرض المؤتمر.

 

تحتاج منتجات معينة إلى وجود حد أدنى من الإرتفاع في سقف صالة العرض أو مدخل الطابق الأرضي (مثل الشاحنات، على سبيل المثال). فإذا كانت أضواء وأشعة الليزر أو  أجهزة الإضاءة الخاصة تعد جزءاً أساسياً من عملية عرض المنتج، فلابد وأن يوفر المكان المتطلبات من الآلات والمعدات الفنية اللازمة.

 

    عليك أن تضع في إعتبارك أيضأً أنه ربما خصصت مساحة كبيرة لأجهزة الترجمة الفورية في القاعة. فإذا لم تكن هذه الأجهزة متاحة في مكان عقد المؤتمر من البداية، فعليك أن توجد مساحة تخصصها لكل مترجم بحيث لاينتقل الصوت إلى من يجاوره وتوجد مساحةً وحيزاً لكل لغة على حده.

 

إذا كان أحد الأهداف الرئيسية للوفود يتمثل في تدوين الملاحظات فأنت ملزم بتوفير مساحة في أسلوب يحاكي ماهو معمول به في الفصول الدراسية من حيث المقاعد التي تمكن الجالس عليها الكتابة بسهولة.

 

إن هذا الإجراء على الأقل من شأنه أن يقسم المساحة المتاحة في القاعة، لذا عليك أن تتأكد جيداً من عدد الوفود المشاركة .

 

فلكي تتمكن من إقامة مؤتمر على هذا النحو ويحضره 100 فر د من الوفود، فأنت بحاجة إلى توفير مساحة 200 متراً مربعاً وتكون بعرض 75 متراً، وذلك إذا رغبت في توفير الأسلوب المعمول به في الفصول الدراسية من حيث ترتيب المقاعد.

 

تستلزم بعض المؤتمرات ترتيب المقاعد في صفوف متراصة وذلك حتى يتسنى للوفود الحصول على رؤية أوضح لقاعة العرض.

 

يجب عليك أن تتأكد من الأجهزة والآلات ذات الثقل الكبير على أرضية قاعة المؤتمر، علاوة على حدود إرتفاع السقف فضلاً عن التأكد من مدى تطبيق قواعد الأمان والسلامة للوفود.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+