وكالة الإخراج و عقد المؤتمرات

تقديم المعلومات لوكالة الإخراج

من صميم عملك ألا تخبر وكالة الإخراج بالإجابة الدقيقة لما تطرحه عليك من الأسئلة،بل عليك أن تجعلها تبدأ في تنفيذ أفكارك وتجعلها متخذة شكلا مرئيا . تتمثل أفضل استفادة للموارد المتاحة لديك في توفير المعلومات والبيانات الكافية لها وذلك حتى يتسنى لها تقديم عرض إبداعي رائع ولكن عليك ألاتوفر لها القدر الضئيل الذي يمنعها عن القيام بعملها .
بالنسبة لمكان عقد المؤتمر، تأكد من معرفة وإدراك المسئولين بها لما حجزته من قاعات، وشروط التعاقد الخاصة بحجز القاعات .

 

فإذا حصلت على عقد لا يسمح بمقتضاه الدخول إلى القاعة المخصصة لعقد الاجتماعات في المؤتمر، قبل منتصف اليوم السابق على  افتتاح أعمال المؤتمر، فإن ذلك من شأنه أن يحد من إمكانية تنفيذ بعض الأفكار الإبداعية .

 

عليك أن تشرح لمسئولين الوكالة ما إذا كنت تتوقع أن يناقش موضوع المؤتمر أيضا في قاعات الولائم أو مناطق العرض، نظرا لما قد يترتب عليه توفير قدر كبير من الميزانية أوتقليل بعض التكاليف المحددة سلفا .

 

عليك أن تحدد المواعيد والتواريخ بدقة ولابد وأن تتضمن تلك المواعيد ميعاد البروفات وتجريب المعدات والأجهزة علاوة على مواعيد فترات الاستراحة وذلك حتى يعرف فريق العمل في الإخراج السرعة التي يجب أن يكون عليها عملهم .

 

أحيانا ما تتطلب عملية الملخص المتعلق بإقامة تجمعات عامة، فريق عمل نشط مكون من اثنين أو ثلاثة من الموظفين كي يستطيعوا الوفاء بمقاييس الموعد المحدد لإقامة تلك التجمعات – من شأن ذلك أن يكون له جم التأثير فيما يتعلق بالتكاليف .

 

يجب عليك أن توضح وتبين وتطور أهداف المؤتمر،وذلك لأن استجابة المشاهدين والوفود مرتبطة بتلك الأهداف . عليك أن توفر وتحصل على معلومات تتعلق بمواصفات الوفود المشاركة .

 

يجب أن يكون لأهداف المؤتمر استجابة كبيرة وصدى واسع ليس فقط فيما يتعلق بجذب الوفود المتوقع حضوره ولكن لكي تكون انعكاسا لإدراكهم لقيم أو نوايا المؤسسة الراعية للمؤتمر ز فمما لا شك فيه أنه ليس من المحتمل على الإطلاق حضور وفود من شركة ذات منتجات عالية الجودة وباهظة  الثمن إلي مؤتمر يكون موضوعه طرح  أكبر عدد من المنتجات في السوق بأسعار رخيصة .

 

عليك أن تكون مستعدا لأن تزيد من مدى تقييمك لمواصفات وفودك وذلك من خلال المزيد من المعلومات أو حتى تستنبط ذلك من خلال ما تسمع منهم من النقاط.

 

ربما تعتقد أنك على دراية تامة بما يمكن أن يكون عليه مهندسي  الخدمة في شركة لصناعة السيارات – ولكن كيف ستكون استجابة الحاضرين والمشاهدين للمؤتمر إذا صنعت مجموعة من المهندسين سيارات من طراز Rolle- Royce ومجموعة أخري قد صنعت سيارات من طراز Ford؟

 

من الصعب أحيانا تحديد أعداد الوفود المشاركة ولا سيما إذا كان الهدف من المؤتمر هو الحصول على التأييد وليس مجرد إلزام عدد معين من الأفراد بالحضور لمجرد كونهم موظفين .

 

إلا أن بعض الحلول الإبداعية تعتمد على إمكانية تنظيم مؤتمر يحضره عدد معين من الوفود فإذا قلت مثلا بأن 200 فرد سيحضرون المؤتمر وحضر 600 فرد ( أو بإمكانهم الحضور )، فلابد وأن تكون استجابة مسئولي وكالة إخراج المؤتمر معتمدة على استعدادك للقيام بعمل ترتيبات طارئة .

 

خير مثال على تلك الحالة هي المؤتمرات السنوية للشركات الحكومية وذلك على  الرغم من وجود التجهيزات اللزمة لهؤلاء المشتركين في المؤتمر .

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحتنا على G+